clear
clear

Waarom SoftwareWatcher

SoftwareWatcher is een onafhankelijk platform om bedrijfssoftware te zoeken, vergelijken en selecteren. Op ons platform brengen wij alle softwareleveranciers samen op één plek. Het doel van SoftwareWatcher is om jou te helpen met het selecteren van de bedrijfssoftware dat bij je bedrijf past en hier vervolgens een keuze tussen te maken. Hiervoor bieden wij een aantal hulpmiddelen:

  • Softwareselectie tool
  • SoftwareWatcher beschikt over een uitgebreide vragenselectie die snel en eenvoudig is te doorlopen. Alle software functionaliteiten worden uitgebreid beschreven waardoor je eenvoudig aangeeft wat belangrijk voor je is. Met de selectietool zorgt SoftwareWatcher ervoor dat je uitkomt bij de bedrijfssoftware dat bij je bedrijf past.

  • Implementeren van software
  • Na de softwareselectie moet je de software implementeren in je bedrijf. Software implementeren is een lastig traject en veel implementatietrajecten mislukken. Om hiervan een succes te maken ontvang je van ons een gratis en eenvoudig stappenplan voor het implementeren van software bij het aanvragen van een software demonstratie. SoftwareWatcher helpt je dus ook na de softwareselectie verder om je bedrijf te digitaliseren.

  • Persoonlijke hulp
  • Mocht je er nog niet uitkomen dan kun je ons altijd bellen, wij helpen je graag op weg met het selecteren van de juiste bedrijfssoftware voor jouw bedrijf.

Waarom een digitale handtekening?

  • 15-06-2020
  • 12:00
  • 5 minuten

Ben jij geïnteresseerd in de voordelen van een digitale handtekening? Ben je benieuwd waarvoor je een digitale handtekening kan gebruiken? Wil je efficiënter werken door gebruik te maken van een digitale handtekening? Lees dan dit artikel.

In dit artikel:

 

Wat is een digitale handtekening?

Een digitale handtekening is het plaatsen van een handtekening onder een digitaal document. Dit is een elektronische variant van de fysieke handtekening met pen en papier. Hiermee laat je klanten, leveranciers, werknemers en andere partijen makkelijk en snel jouw documenten ondertekenen, zoals: 

  • Offertes
  • Contracten
  • Overeenkomsten
  • Machtigingen
  • Verantwoordingsdocumenten
  • Brieven

Het plaatsen van een fysieke handtekening kost veel tijd en moeite in verhouding tot een digitale handtekening. Het plaatsen van een fysieke handtekening met twee ondertekenaars gaat vaak op de volgende manier:

Stap 1: Printen door 1e ondertekenaar

Stap 2: Ondertekenen door 1e ondertekenaar

Stap 3: Inscannen door 1e ondertekenaar

Stap 4: Verzenden door 1e ondertekenaar naar 2e ondertekenaar

Stap 5: Printen door 2e ondertekenaar

Stap 6: Ondertekenen door 2e ondertekenaar

Stap 7: Inscannen door 2e ondertekenaar

Stap 8: Verzenden 2e ondertekenaar naar 1e ondertekenaar

Stap 9: Archiveren door beide ondertekenaars

Digitale handtekening proces vroeger

 Proces voor het plaatsen van een fysieke handtekening.

 

Bovenstaande stappen zijn waarschijnlijk herkenbaar en bovendien omslachtig om uit te voeren. Natuurlijk kunnen de ondertekenaars ook op één centrale plek afspreken. Maar dit kost over het algemeen nog meer tijd. 

emoji_objects

Let op:

Bovenstaand proces van digitaal ondertekenen betreft een voorbeeld van twee ondertekenaars. Met meerdere ondertekenaars duurt dit proces nog langer. Elke ondertekenaar moet immers dezelfde stappen doorlopen.

Hoe maak ik een digitale handtekening?

Het maken van een digitale handtekening is zeer eenvoudig met behulp van software. Het plaatsen van een digitale handtekening gaat op de volgende manier:

Stap 1: Uploaden van het document in de software door 1e ondertekenaar.

Stap 2: Verzenden door 1e ondertekenaar. De software plaats automatisch een handtekening voor de verzender. Dit kun je namelijk vooraf instellen.

Stap 3: Ondertekenen 2e ondertekenaar door middel van de authenticatiemethode.

Stap 4: Archiveren door beide ondertekenaars. 

Digitale handtekening proces modern

Proces voor het plaatsen van een digitale handtekening.

 

Zoals je ziet gaat dit proces heel wat sneller dan het plaatsen van een fysieke handtekening. In plaats van minimaal 9 stappen ben je nu binnen 4 stappen klaar. 

 

Is een digitale handtekening rechtsgeldig?

In 2016 is een nieuwe Europese verordening in werking getreden die bepaalt dat een digitale handtekening dezelfde rechtsgevolgen heeft als een handgeschreven handtekening. Een digitale handtekening leidt dus tot een rechtsgeldige overeenkomst, die juridisch bindend is.

Digitaal ondertekenen is dus net zo rechtsgeldig als een handtekening op papier. Het is juridisch geldig met bewijskracht. Een digitale handtekening heeft namelijk een gekwalificeerd certificaat, wat bewijst dat de handtekening betrouwbaar is. Met het certificaat wordt de identiteit van de ondertekenaar aan de digitale handtekening gekoppeld en wordt de handtekening aan het document gekoppeld.

 

Wat zijn de voor- en nadelen van een digitale handtekening?

Het digitaal ondertekenen van documenten heeft een aantal belangrijke voordelen waardoor je bedrijf efficiënter kan gaan werken: 

+ Tijdbesparen
Het proces van ondertekenen gaat sneller en hierdoor hou je meer tijd over voor andere belangrijke zaken. Een HR-afdeling kan bijvoorbeeld goed gebruik maken van een digitale handtekening door arbeidscontracten op afstand te laten ondertekenen. Of een verkoopafdeling kan een offerte sneller laten ondertekenen, zodat je direct aan de slag kan met de opdracht.

+ Voortgang bijhouden
De software geeft een melding wanneer een document is bekeken en wanneer een document is ondertekend. Op deze wijze kan eenvoudig worden nagegaan of de ontvangende partij het bericht in goede orde heeft ontvangen. 

+ Geen post meer
Post versturen komt helemaal niet meer aan de orde. Naast dat dit tijd en geld bespaart voor werkgever en werknemer zorgt dit ook voor een innovatief bedrijfsimago. 

– Geen nadelen

 

Welke authenticatiemethodes bestaan er voor een digitale handtekening?

Als je een document laat ondertekenen wil je er zeker van zijn dat de handtekening door de juiste persoon wordt gezet. Hiervoor moet de ondertekenaar zo goed mogelijk geïndentificeerd worden, zodat de verzender weet wie het document heeft ondertekend. Veel voorkomende manieren van authenticatie zijn de volgende:

E-mail: Dit is de meest eenvoudige vorm van authenticatie. De verzender stuurt het document naar de ondertekenaar en als het document wordt ondertekend kan de verzender er redelijkerwijs vanuit gaan dat de eigenaar van het e-mailadres dit heeft gedaan. Deze vorm van authenticatie heeft een aantal nadelen. Mogelijk hebben meer mensen toegang hebben tot het e-mailaccount. Ook is het niet altijd te controleren of het e-mailadres van de juiste persoon is. Bovendien kan een e-mail worden doorgestuurd naar iemand anders en via dat e-mailadres worden ondertekend. 

SMS: Met een SMS authenticatie ontvangt de ondertekenaar per SMS een code die moet worden ingevuld bij de digitale handtekening. Een aanvullende SMS authenticatie maakt de digitale handtekening een stuk betrouwbaarder. Bovendien is het aannemelijker dat de juiste persoon de handtekening zet aangezien deze persoon naast de e-mail ook toegang moet hebben tot de telefoon om de sms-code te kunnen ontvangen. 

iDIN: Met iDIN moet een ondertekenaar inloggen via zijn bank om zichzelf te identificeren. De bank bevestigt vervolgens de identiteit van de ondertekenaar. Omdat de ondertekenaar zichzelf heeft geïndentificeer via een bank weet de verzender zeker met wie hij te maken heeft. 

Andere authenticatiemethodes zijn: iDeal, eHerkenning, een biometrische handtekening, Ip adres en DigiD. 

Bewijsdocument

Nadat een document door alle partijen is ondertekend krijgt de verzender een bewijsdocument per e-mail toegestuurd. In dit bewijsdocument staat relevante informatie met betrekking tot de gekozen authenticatiemethode en kan gebruikt worden om achteraf aan te tonen wie de ondertekenaar is. 

emoji_objects

Tip:

De authenticatiemethodes verschillen per softwarepakket. Bepaal voor jezelf welke authenticatie methode voor jouw bedrijf geschikt. Met de softwareselectie van SoftwareWatcher selecteer je vervolgens aan welke authenticatiemethode de software moet voldoen. 

Wat zijn de prijzen voor digitaal ondertekenen software?

Prijzen voor digitaal ondertekenen software varieert per softwareleverancier. Dit kan verschillen van het betalen van een vast maandelijks bedrag of van het betalen per gesigneerd document. De bedragen hangen hierbij vaak af van de bedrijfsgrootte. Het noemen van één prijs per softwarepakket geeft geen betrouwbaar beeld van de daadwerkelijke kosten en het vergelijken van prijzen kan hierdoor lastig zijn. Kijk daarom eerst naar welk verdienmodel het beste bij je bedrijf past. Mocht je namelijk weinig documenten ondertekenen dan is het waarschijnlijk verstandiger om per gesigneerd document te betalen. Mocht je veel documenten ondertekenen dan is het betalen van een vast maandelijks bedrag voordeliger. SoftwareWatcher beschikt over filters waarmee je het prijsmodel en de prijsverhoudingen tussen software leveranciers kan vergelijken. Raadpleeg hiervoor de gele knop "Digitaal Ondertekenen Software Vergelijken" onderaan deze pagina. 

 

Software voor digitaal ondertekenen zoeken, vergelijken en selecteren

Ben je overtuigd van de meerwaarde van een digitale handtekening? Ben je benieuwd welke software voor een digitale handtekening bij jouw bedrijf past? Of wil je erachter komen of jouw software koppelt met software voor digitaal ondertekenen? Vergelijk en selecteer hier digitaal ondertekenen software. 

Wil je graag hulp bij het selecteren van digitaal ondertekenen software? Start dan de softwareselectie tool met de "start softwareselectie" knop boven en onderaan deze pagina en selecteer de software die bij jouw bedrijf past.