Hoe kies ik het beste boekhoudsysteem?

Er zijn een aantal belangrijke punten waar je op moet letten, voordat je boekhoudsystemen met elkaar gaat vergelijken. Hieronder bespreken we de belangrijkste. 

- Uitbesteden of samenwerken in een boekhoudsysteem
Een belangrijke vraag die je jezelf moet stellen is hoe je de boekhouding wilt regelen. Wil je dit zelf doen of wil je dit door een administratiekantoor of accountantskantoor laten doen. De technologie wordt steeds beter en dit maakt het boekhouden makkelijker. Hierdoor is het mogelijk om ook zelf facturen te verwerken en BTW aangifte te doen. De accountant schakel je dan vervolgens in voor het maken van de jaarrekening of voor het geven van (strategisch) advies. Hierbij kan gedacht worden aan aftrekposten, gunstige fiscale voordelen, financiële prognoses of het juiste moment kiezen van investeren.

Bij het kiezen van een boekhoudsysteem is het wel van belang dat het mogelijk is dat de accountant of administratiekantoor kan meekijken in jullie administratie(s). Daarom bieden boekhoudsystemen vaak een accountancy portaal aan waarmee je tegelijk met de accountant kan samenwerken in je administratie. 

Let op!
Boekhoudsystemen worden vaak gekozen op advies van een administratiekantoor of accountantskantoor. Dit is niet altijd de beste keuze voor jouw bedrijf. Deze keuze wordt namelijk vaak gebaseerd op waar het administratiekantoor of accountantskantoor vaak mee werkt en niet op wat het beste bij jouw bedrijf past. 

- Koppelingen met boekhoudsysteem
Waar je ook op moet letten bij het kiezen van een boekhoudsysteem is of het kan koppelen met andere software systemen.

Voorbeeld
Stel je maakt gebruik van webshopsoftware en een kassasysteem, dan is het wel handig dat verkopen automatisch in jouw boekhoudsysteem terecht komen. Indien dit niet kan moet je dit zelf nog handmatig doen. Dit kost veel tijd en de kans op fouten is ook aanwezig. 

Functionaliteiten van het boekhoudsysteem
Boekhoudsystemen bieden tegenwoordig veel verschillende functionaliteiten aan. De vraag is of jouw bedrijf dit ook allemaal nodig heeft. Een bedrijf met een fysieke winkel stelt bijvoorbeeld hele andere eisen dan een dienstverlenend bedrijf. Hieronder bespreken we aantal belangrijke functionaliteiten die vaak worden aangeboden: 

✅Automatische bankkoppeling
Het boekhoudsysteem biedt de mogelijkheid om elke dag automatisch de bankafschriften in te lezen. Op deze manier hoef je niet handmatig de bankafschriften te downloaden en importeren.

Let op: niet alle boekhoudsystemen bieden een automatische koppeling met alle banken.

✅Scannen en herkennen van bonnen en facturen
Scan en herken software ondersteunt jou bij het gehele proces rondom digitaal verwerken van inkoopfacturen, verkoopfacturen, bonnetjes en andere documenten. Vaak is dit een onderdeel van een boekhoudsysteem, maar in de praktijk zie je ook vaak dat een boekhoudsysteem kan koppelen met scan en herken software. Deze software is vaak veel uitgebreider qua functionaliteiten dan een scan en herken module in de boekhoudsoftware zelf. Verwerk je als bedrijf veel bonnen, facturen of andere documenten? Dan is het aan te raden om een los scan en herken systeem aan te schaffen.

✅Automatische boekingsvoorstellen
Zoals gezegd worden documenten en/of facturen automatisch herkend. De scan en herken software leest automatisch relevante gegevens uit van een factuur. Bij een inkoopfactuur wordt bijvoorbeeld het factuurnummer, de leverancier en het totale bedrag inclusief en exclusief btw herkend. Op basis hiervan wordt een automatisch boekingsvoorstel gedaan, zodat de factuur op juiste manier in de boekhouding wordt verwerkt.

✅Btw aangifte en koppeling met de belastingdienst
Een belangrijk onderdeel van boekhouden is de BTW aangifte. Het boekhoudsysteem houdt automatisch bij hoeveel BTW je nog krijgt of moet betalen. Vervolgens zet de software de aangifte automatisch voor je klaar en kan je dit rechtstreeks verzenden naar de Belastingdienst.

✅Digitaal archief
Volgens de wet is het verplicht om als ondernemer alle facturen en bonnen te bewaren. Dit moet zelfs 7 jaar lang. Een boekhoudsysteem zonder digitaal archief is dan ook niet aan te raden. In het boekhoudsysteem of scan en herken systeem worden automatisch de facturen en bonnetjes opgeslagen. Hierdoor kan je makkelijk en snel je facturen terugvinden.

✅Facturatie module
Een facturatie module mag niet ontbreken als je facturen moet versturen naar klanten. Met een facturatie module kan je rechtstreeks vanuit het boekhoudsysteem facturen vesturen. Er wordt rekening gehouden met alle wettelijke eisen waaraan een factuur moet voldoen en je kan vaak zelf de lay out aanpassen.

✅Periodiek factureren
Wordt in jouw bedrijf veel periodiek gefactureerd? Dan is deze functie een uitkomst. Je zet één keer een factuur klaar voor een bepaalde periode en de software doet voor jou de rest.

✅Online betalingen
Wordt in jouw bedrijf veel aan particulieren gefactureerd? Dan is het verstandig om een klant een factuur te sturen met een betaallink op de factuur, bijvoorbeeld een ideal knop. In praktijk zie dat deze facturen veel sneller betaald worden dan een factuur zonder betaallink.

✅Betaalbestand
Maak jij je facturen één voor één over via de bank? Dit kan heel veel tijd kosten en frustratie opleveren. Een automatisch betaalbestand is dan een goede oplossing. Het boekhoudsysteem maakt een betaalbestand aan die je kan inlezen in de bank. Vervolgens kan je in één keer meerdere facturen betalen.

✅Offerte module
Je ziet nog veel bedrijven offertes in Word en Excel maken. Dit kost veel tijd en is foutgevoelig. In veel boekhoudsystemen zit een offerte module. Op deze manier kan je rechtstreeks vanuit het boekhoudsysteem offertes maken en versturen.

Wil je echt indruk maken met offertes? Dan is offerte software die hierin gespecialiseerd echt iets voor jou. Ga snel naar de lijst met offerte software!

✅Offerte digitaal laten goedkeuren
Een offerte laten goedkeuren is vaak een omslachtig proces. De klant moet de offerte printen, ondertekenen, scannen en weer terugsturen. Met deze functie kan een klant snel en eenvoudig online de offerte accepteren, waardoor je altijd een ondertekende offerte onder je opdracht hebt liggen.

✅CRM module
Heb je veel klanten? Dan is een CRM module een ‘must have’. In veel boekhoudprogamma's zit dit vaak in een beperkte vorm. Wil je echt een uitgebreid CRM systeem? Kijk hieronder voor de beste CRM systemen:

Lijst met CRM systemen

✅Betalingsherinneringen en incasso
Klanten willen helaas nog wel eens niet op tijd betalen, of zelfs helemaal niet. Dat is vervelend en kost veel tijd en moeite. Met deze functie is het makkelijk om klanten automatisch te herinneren en een incassotraject te starten.

✅Rittenregistratie
Als je als zpp’er veel kilometers rijdt, zoals bijvoorbeeld schilders, bouwvakkers en adviseurs, dan mag een rittenregistratie module niet ontbreken in je boekhoudsysteem. Het is handig dat je de ritten die je maakt, makkelijk en snel kan registeren en zelfs door kan factureren aan de klant.

✅Mobiel vriendelijk en/of mobiele app
Als je veel onderweg bent, dan is een mobiel vriendelijk boekhoudsysteem of mobiele app erg waardevol. Even snel je facturen checken of nog een factuur de deur uit doen is in dit geval mogelijk.

✅Projecten en uren
Als je veel op projectbasis werkt als zpp’er is het noodzakelijk dat je de uren per project kan bijhouden.

✅Voorraadmodule
Heb je een bedrijf met veel voorraad? Dan is het handig om een voorraadmodule te hebben. Let op: Een boekhoudsysteem hoeft niet de plek te zijn waarin je het beheer van de voorraden regelt. Heb je bijvoorbeeld een winkel met een kassasysteem, dan is het logischer om daarin je voorraden bij te houden.

Kosten van het boekhoudsysteem
De kosten van boekhoudsystemen lopen uiteen en dit is vaak afhankelijk van de hoeveelheid en kwaliteit van de functionaliteiten. Er bestaan gratis open source boekhoudsystemen die een basis aan functionaliteiten biedt, maar er zijn ook boekhoudsystemen met veel functionaliteiten waar je 80 euro per maand voor betaalt. Om te bepalen welke prijs je moet betalen raden wij de volgende stappen aan: 

1. Bepaal welke functionaliteiten belangrijk zijn voor je bedrijf en maak een shortlist boekhoudsystemen die hieraan voldoen.
2. Vergelijk de kwaliteit van functionaliteiten van de boekhoudsystemen op je shortlist.
3. Vergelijk ten slotte de prijs van deze boekhoudsystemen.

Conclusie
Het beste boekhoudsysteem kiezen is dus vrij lastig, omdat je met veel zaken rekening moet houden. Bovendien heeft het ene bedrijf ook nog andere persoonlijke voorkeuren dan de ander. Daarom is het aan te bevelen om een boekhoudsysteem eerst zelf te testen en/of een demo aan te vragen.