Projectmanagement software

Keuze van projectmanagement software: waar moet je op letten?

Zoek je de beste projectmanagement software van 2024? Projectmanagement software speelt een essentiële rol bij het beheren van projecten en het stroomlijnen van verschillende projecttaken. Met het juiste projectmanagement systeem kun je niet alleen efficiënter werken maar ook de prestaties van je projectbeheer verbeteren en dieper inzicht krijgen in je projectdata. De keuze voor een projectmanagement tool is lastig. Je moet met veel zaken rekening houden. Hieronder de zaken waar je rekening mee moet houden:

1. Verwachtingen managen

Wat kan je verwachten van projectmanagement software:

• Werken in projectteams: Het oprichten van een team en het aanwijzen van rollen en taken. Hierdoor weet iedereen wat zijn verantwoordelijkheid is en wat er van hem verwacht wordt. 
• Projecten verdelen in fases: In de projectmanagement software kunnen projecten worden verdeeld in fases. Bijvoorbeeld de oriëntatiefase, de voorbereidingsfase en de realisatiefase
• Plannen van projecten: Plannen wie wat wanneer doet. Ook kun je deadlines bijhouden en volgen.
• Administratie van projecten: Het bijhouden van notulen, belangrijke documenten en afspraken die zijn gemaakt per project.
• Budgetten bewaken: Per project inzicht in uren, materialen en kosten. Hiermee kun je op tijd zien of het budget overschreden wordt. 
• Monitoren voortgang: Je kunt gemakkelijk volgen hoe het gaat met de projectgroepen en indien nodig ingrijpen.
• Managen van verwachtingen: Projectmanagement gaat om het managen van verwachtingen. De bovenstaande punten helpen hierbij, waardoor je de kwaliteit van je bedrijf kunt verbeteren."

2. Welke “extra” functionaliteiten wil je ook gaan gebruiken in de projectmanagement software?

Veel projectmanagement tools bieden naast het beheren van projecten ook de volgende modules aan:

• Offerte
• Sales
• CRM
• Offerte
• Urenregistratie (voor projecten)
• Werkbonnen
• Facturatie
• Personeelsplanning
• Voorraadbeheer
• Debiteurenbeheer
• HRM

Bedenk goed welke modules je wilt gebruiken. Mocht je bijvoorbeeld al gebruik maken van een boekhoudsysteem, dan is het raadzaam om de projectmanagement software hieraan te koppelen. Dit kan middels een API. API staat voor "Application Programming Interface". Een API zorgt ervoor dat twee verschillende applicaties met elkaar kunnen communiceren en elkaar toegang geven tot informatie.

Voorbeeld:

Je maakt al gebruik van een CRM systeem (bijvoorbeeld: Hubspot) en voor de boekhouding (bijvoorbeeld: Exact Online). Je kan dan kiezen voor Simplicate als projectmanagement tool. Dit projectmanagement systeem heeft zowel een koppeling met Hubspot en Exact Online. Op deze manier hoef je maar op één plek de gegevens in te voeren. Dit scheelt veel handmatig ‘overklop werk’. Ook is de kans op fouten veel minder groot. 

Op deze manier creër je een ideaal softwarelandschap. Dit wordt ook wel ‘Best of breed’ genoemd. Dit betekent dat bij alle taken die in een organisatie uitgevoerd moeten worden, gebruik wordt gemaakt van de ‘beste’ beschikbare software. ‘Best of breed’ zijn allemaal afzonderlijke SaaS (Software As A Service) oplossingen, die vaak aan elkaar gekoppeld zijn. Dit is het tegenovergestelde van een ERP ‘all-in-one’ systeem. Lees ook : ERP ‘all-in-one’ versus ‘Best of Breed’. In deze blog wordt uitgelegd wat ‘best of breed’ en ERP ‘all-in-one’ is en wat voor de voor- en nadelen hiervan zijn. Dit kan ook helpen in de keuze van een projectmanagement tool.

3. Welke inzichten wil je uit de projectmanagement software halen?
Een projectmanagement tool zorgt er enerzijds voor dat je eenvoudiger je projecten kan plannen en beheren, zeg maar het “administratieve gedeelte”. Anderzijds kan een projectmanagement systeem inzicht geven. De belangrijkste inzichten die een projectmanagement systeem kan geven zijn:

• Onderhanden werk positie
• Projectresultaten
• Capaciteit van je personeel en/of middelen
• Omzet per project
• Kosten per project
• Productivitet

Tip: Bepaal voor je organisatie welke inzichten je wil hebben en kijk of de projectmanagement tool dit kan weergeven. Dit kan je bijvoorbeeld doen door een demo of proefperiode aan te vragen.

Projectmanagement software vergelijken

Projectmanagement software vergelijken? Met de intuïtieve keuzehulp van SoftwareWatcher wordt dit een eenvoudige opgave. Door gebruik te maken van onze filters bovenaan de pagina kun je moeiteloos projectmanagement software zoeken en vergelijken op prijs, beoordelingen en functies. Of je nu een oplossing nodig hebt voor taakbeheer, tijdregistratie, resource planning of andere specifieke functies, onze keuzehulp leidt je vlekkeloos naar de projectmanagement tool die perfect aansluit bij jouw behoeften. Vertrouw op SoftwareWatcher om het beste projectmanagement systeem te vinden dat past bij jouw bedrijf. Met onze uitgebreide vergelijkingspagina en deskundig advies weet je zeker dat je de juiste keuze maakt en zo je projectbeheer naar een hoger niveau tilt. Gebruik onze gebruiksvriendelijke tool en ontdek de ideale software die jouw bedrijf helpt te groeien.