Waar kiest jouw bedrijf voor? Gebruik maken van één ERP ‘all-in-one’ systeem of gebruik maken van allemaal verschillende softwareapplicaties die met elkaar koppelen ‘best of breed’? In deze blog wordt uitgelegd wat ‘best of breed’ en ERP ‘all-in-one’ is en wat voor de voor- en nadelen hiervan zijn.
In dit artikel:
De begrippen ERP-systeem, ERP-pakket of ERP software worden vaak door elkaar heen gebruikt. ERP staat voor ‘Enterprise Resource Planning’. In een ERP- systeem zijn alle primaire en secundaire bedrijfsprocessen geïntegreerd met elkaar. Van CRM, projectmanagement, ordermanagement en voorraadbeheer tot HRM, salaris en financiële administratie. Alle bedrijfsprocessen sluiten (logischerwijs) op elkaar aan, omdat alles vanuit één systeem is gemaakt. Daarbij worden informatiestromen allemaal in één database opgeslagen en werken alle medewerkers vanuit hetzelfde systeem.
Verder zie je vaak bij ERP-systemen dat ‘bijna’ alles mogelijk is qua functionaliteiten, maar dat het vaak veel tijd en geld kost om dit uiteindelijk mogelijk te maken. Er moeten vaak nog consultants worden ingezet om uiteindelijk de functionaliteiten optimaal te laten werken. Daarnaast moet (omdat het zoveel mogelijkheden heeft) veel tijd worden gestoken in het onderhouden van de software.
Hieronder een visuele weergave van een ERP ‘all-in-one’ systeem:
Hieronder de voor- en nadelen van een ERP ‘all-in-one’ systeem
+ Uniforme werkwijze
Alle medewerkers werken met hetzelfde systeem, hierdoor is het makkelijk om een uniforme werkwijze te hanteren.
+ Naadloze integratie tussen bedrijfsprocessen
De bedrijfsprocessen sluiten vaak (naadloos) op elkaar aan, omdat er vanuit één systeem gewerkt wordt.
+ Informatie op één plek
Data wordt in één database opgeslagen, dus alle informatie op één plek. Hierdoor is het eenvoudig(er) om (management) rapportages te maken.
- Tijdrovend
Het kost vaak veel tijd om een volledig ERP-systeem te implementeren, omdat functionaliteiten vaak afgestemd moeten worden op de specifieke wensen van een individueel bedrijf.
- Hoge investering
Doordat het vaak veel tijd kost om een ERP-systeem volledig te laten draaien, is de investering vaak hoog. De ontwikkeling, implementatie en onderhoud van ERP-software vereisen een hoge investering.
- Afhankelijkheid proces
Het kan voorkomen dat in een bepaald proces iets moeten worden aangepast, dit kan vervolgens ertoe leiden dat in het daaropvolgende proces iets niet meer werkt.
- Afhankelijkheid leverancier
De software is slechts van één leverancier, hier ben je afhankelijk van.
Om te kijken of een ERP-systeem de investering waard is, kan het handig zijn om een prijsvergelijking te maken.
‘Best of breed’ software is het tegenovergestelde van een ERP ‘all-in-one’ systeem. Het betekent dat bij alle taken die in een organisatie uitgevoerd moeten worden, gebruik wordt gemaakt van de ‘beste’ beschikbare software. ‘Best of breed’ zijn allemaal afzonderlijke SaaS (Software As A Service) oplossingen, die vaak aan elkaar gekoppeld zijn.
In theorie betekent dit dus dat de verkoopafdeling met de beste sales en CRM software werkt, terwijl de HRM-afdeling gebruik maakt van de meest ideale HRM software. De software kan in dit geval afkomstig zijn van verschillende softwareleveranciers. De medewerkers werken dus onderling in een ander systeem. Maar dit betekent vaak wel dat deze ‘Best of breed‘ oplossingen alle functionaliteiten bieden die een bepaalde afdeling wil. Op deze manier kan je als bedrijf een optimaal softwarelandschap creëren.
Hieronder een opsomming met kenmerken van SaaS oplossingen:
- Overal toegankelijk
De gebruiker heeft via internet 24/7 toegang tot de software.
- Onderhoud en beheer door SaaS aanbieder
De SaaS aanbieder is verantwoordelijk voor het beheer, onderhoud en beveiliging van de software. De updates, back ups en beveiliging worden door de SaaS aanbieders geleverd.
- Betaling voor gebruik
De gebruiker hoeft de software niet zelf aan te schaffen, maar betaald voor het gebruik van de software. Je betaalt vaak maandelijks of jaarlijks per gebruiker of per module. Hierdoor is een hoge eenmalige investering vaak niet nodig.
- Geen maatwerk
De software is niet gebouwd voor individuele bedrijven, maar voor alle gebruikers. Het is alleen binnen een bepaalde bandbreedte mogelijk om individuele aanpassingen te doen in de software. Alle gebruikers werken met dezelfde softwareversie. Dus indien er nieuwe software update plaatsvindt, geldt dit voor alle gebruikers.
- Korte implementatietijd
Een ander kenmerk van een SaaS-oplossing is dat het weinig tijd kost om het laten draaien, omdat het voor iedereen direct toegankelijk is. De implementatie kost relatief gezien dan ook veel minder tijd.
Hieronder een visuele weergave van een ‘Best of breed’ softwarelandschap:
+ De ‘beste’ functionaliteiten
‘Best of breed‘ oplossingen bieden vaak alle functionaliteiten die een bepaalde afdeling wil. Op deze manier kan je als bedrijf een optimaal softwarelandschap creëren.
+ Eenvoudig te beheren
De SaaS aanbieder is verantwoordelijk voor het beheer, onderhoud en beveiliging van de software. Hierdoor hoef je als bedrijf geen beheer te doen.
+ Automatische update
De software wordt geregeld geüpdatet
+ Lage investering/korte implementatietijd
Doordat de software ‘al bestaat’ hoeven er relatief weinig kosten gemaakt te worden voor implementatie.
- Maandelijkse/jaarlijkse kosten kunnen oplopen
Door het aanschaffen van grote hoeveelheid verschillende SaaS applicaties kunnen de abonnementskosten vrij vlot oplopen.
- Niet alle SaaS applicaties integreren/koppelen goed met elkaar
Doormiddel van API’s kunnen softwareapplicaties met elkaar gegevens uitwisselen. Niet alle SaaS applicaties koppelen standaard met elkaar. Dit heeft als nadeel dat gegevens uit het ene systeem niet aansluit op andere systeem.
- Niet één centrale database
Er is niet één centrale database waar alle gegevens opgeslagen worden. Hierdoor kan het lastiger zijn om rapportages te maken.
In de praktijk wordt dit vaak opgelost doormiddel van een datawarehouse. Een datawarehouse is een systeem dat is gemaakt om analyse mogelijkheden te ondersteunen. De data wordt uit de verschillende SaaS-applicaties onttrokken en vervolgens opgeslagen in het datawarehouse. Een software oplossing voor analyse en rapportage haalt vervolgens haar data weer uit het datawarehouse om rapportages te maken.
Het is dus lastig te zeggen wat nu de beste keuze is voor je bedrijf. Zoals beschreven zijn er voor beide varianten voor- en nadelen.
Wil je graag hulp bij het samenstellen van een ideaal softwarelandschap, neem dan contact met ons op.
Heb je advies nodig over de beste HRM software? Neem dan nu contact op en wij maken een lijst met de beste software voor jouw organisatie.
Vrijblijvend en zonder verplichtingen
