Ben je als zzp’er op zoek naar een geschikt boekhoudprogramma? Welk boekhoudprogramma is het beste voor zzp’ers? Welke boekhoud functionaliteiten zijn voor mij belangrijk? En hoe maak ik uiteindelijk de beste keuze tussen de beschikbare boekhoudprogramma's.
In deze blog wordt ingegaan op de volgende onderwerpen:
‘Welk boekhoudprogramma is het beste voor zpp’ers?’, is een veel gestelde vraag door zpp’ers. Helaas valt hier geen eenduidig antwoord op te geven, aangezien dit is sterk afhankelijk is van wat voor soort zzp’er je bent. Een zzp’er met een fysieke winkel stelt bijvoorbeeld hele andere eisen aan een boekhoudprogramma dan een dienstverlenende zzp’er. Toch zijn er wel een aantal algemene ‘must have’ boekhoud functionaliteiten die voor iedere zzp’ er van belang is.
✅ Automatische bankkoppeling
Het boekhoudprogramma biedt de mogelijkheid om elke dag automatisch de bankafschriften in te lezen. Op deze manier hoef je niet handmatig de bankafschriften te downloaden en importeren. Let op: niet alle boekhoudprogramma’s bieden een automatische koppeling met alle banken.
✅ Scannen en herkennen van bonnen en facturen
Scan en herken software ondersteunt jou bij het gehele proces rondom digitaal verwerken van inkoopfacturen, verkoopfacturen, bonnetjes en andere documenten. Vaak is dit een onderdeel van een boekhoudprogramma, maar in de praktijk zie je ook vaak dat een boekhoudprogramma kan koppelen met scan en herken software. Deze software is vaak veel uitgebreider qua functionaliteiten dan een scan en herken module in de boekhoudsoftware zelf. Moet jij als zzp’er veel bonnetjes en facturen verwerken dan is het aan te raden om een los scan en herken systeem aan te schaffen. Zie hieronder voor beste scan en herken software voor zzp’ers:
De beste scan en herken software voor zpp'ers
✅ Automatische boekingsvoorstellen
Zoals gezegd worden documenten en/of facturen automatisch herkend. De scan en herken software leest automatisch relevante gegevens uit van een factuur. Bij een inkoopfactuur wordt bijvoorbeeld het factuurnummer, de leverancier en het totale bedrag inclusief en exclusief btw herkend. Op basis hiervan wordt een automatisch boekingsvoorstel gedaan, zodat de factuur op juiste manier in de boekhouding wordt verwerkt.
✅ Btw aangifte en koppeling met de belastingdienst
Een belangrijk onderdeel van boekhouden is de BTW aangifte. Het boekhoudprogramma houdt automatisch bij hoeveel BTW je nog krijgt of moet betalen. Vervolgens zet de software de aangifte automatisch voor je klaar en kan je dit rechtstreeks verzenden naar de Belastingdienst. Dit scheelt je als zzp’er heel veel tijd en onnodig werk.
✅ Digitaal archief
Volgens de wet is het verplicht om als ondernemer alle facturen en bonnen te bewaren. Dit moet zelfs 7 jaar lang. Een boekhoudprogramma zonder digitaal archief is dan ook niet aan te raden. In het boekhoudprogramma of scan en herken systeem worden automatisch de facturen en bonnetjes opgeslagen. Hierdoor kan je makkelijk en snel je facturen terugvinden.
Naast de algemene ‘must have’ boekhoud functionaliteiten zijn er ook een aantal specifieke functionaliteiten die voor de ene zzp’er noodzakelijk is en voor de andere zzp’er niet van belang.
► Facturatie module
Een facturatie module mag niet ontbreken als je facturen moet versturen naar klanten. Met een facturatie module kan je rechtstreeks vanuit het boekhoudprogramma facturen vesturen. Er wordt rekening gehouden met alle wettelijke eisen waaraan een factuur moet voldoen en je kan vaak zelf de lay out aanpassen.
► Periodiek factureren
Moet jij als zzp’er vaak periodiek factureren? Dan is deze functie een uitkomst. Je zet één keer een factuur klaar voor een bepaalde periode en de software doet voor jou de rest.
► Online betalingen
Factureer je veel aan particulieren? Dan is het verstandig om een klant een factuur te sturen met een betaallink op de factuur, bijvoorbeeld een ideal knop. In praktijk zie dat deze facturen veel sneller betaald worden dan een factuur zonder betaallink.
► Betaalbestand
Maak jij je facturen één voor één over via de bank? Dit kan heel veel tijd kosten en frustratie opleveren. Een automatisch betaalbestand is dan een goede oplossing. Het boekhoudprogramma maakt een betaalbestand aan die je kan inlezen in de bank. Vervolgens kan je in één keer meerdere facturen betalen.
► Offerte module
Je ziet nog veel zzp’ers offertes in Word en Excel maken. Dit kost veel tijd en is foutgevoelig. In veel boekhoudprogramma’s zit een offerte module. Op deze manier kan je rechtstreeks vanuit het boekhoudprogramma offertes maken en versturen. Lees ook artikel: Offerte maken met software
Wil je echt indruk maken met offertes? Dan is offerte software die hierin gespecialiseerd echt iets voor jou. Zie hieronder voor beste offerte software voor zzp’ers:
De beste offerte software voor zzp’ers
► Offerte digitaal laten goedkeuren
Een offerte laten goedkeuren is vaak een omslachtig proces. De klant moet de offerte printen, ondertekenen, scannen en weer terugsturen. Met deze functie kan een klant snel en eenvoudig online de offerte accepteren, waardoor je altijd een ondertekende offerte onder je opdracht hebt liggen.
► CRM module
Heb je veel klanten? Dan is een CRM module een ‘must have’. In veel boekhoudpramma’s zit dit vaak in een beperkte vorm. Wil je echt een uitgebreid CRM systeem, kijk dan hieronder voor beste CRM systemen voor zzp’ers:
De beste CRM software voor zzp'ers
► Betalingsherinneringen en incasso
Klanten willen helaas nog wel eens niet op tijd betalen, of zelfs helemaal niet. Dat is vervelend en kost veel tijd en moeite. Met deze functie is het makkelijk om klanten automatisch te herinneren en een incassotraject te starten.
► Rittenregistratie
Als je als zpp’er veel kilometers rijdt, zoals bijvoorbeeld schilders, bouwvakkers en adviseurs, dan mag een rittenregistratie module niet ontbreken. Het is handig dat je de ritten die je maakt, makkelijk en snel kan registeren en zelfs door kan factureren aan de klant.
► Mobiel vriendelijk en/of mobiele app
Als je veel onderweg bent, dan is een mobiel vriendelijk boekhoudprogramma of mobiele app erg waardevol. Even snel je facturen checken of nog een factuur de deur uit doen is in dit geval mogelijk.
► Projecten en uren
Als je veel op projectbasis werkt als zpp’er is het noodzakelijk dat je de uren per project kan bijhouden.
► Voorraadmodule
Heb je een bedrijf met veel voorraad? Dan is het handig om een voorraadmodule te hebben.
Let op: een boekhoudprogramma hoeft niet de plek te zijn waar je dit per se moet doen. Heb je bijvoorbeeld een winkel met een kassasysteem, dan is het logischer om daarin je voorraad bij te houden.
Het is dus lastig om te zeggen welke boekhoudhoud functionaliteiten een individuele zzp’er nodig heeft. Om hier toch een goed antwoord op geven, wordt in onderstaande afbeelding aangeven welke boekhoud functionaliteiten handig zijn per soort zzp’er :
.png)
Het beste boekhoudprogramma kiezen is dus vrij lastig, omdat je met veel zaken rekening moet houden. Bovendien heeft de ene zpp’er ook nog andere persoonlijke voorkeuren dan de ander. Daarom is het aan te bevelen om een boekhoudprogramma eerst zelf te testen en/of een demo aan te vragen van het boekhoudprogramma.
Tip: Maak voor jezelf eerst een top 3 en vraag vervolgens demo’s aan.
Om je alvast op weg te helpen met het selecteren van het beste boekhoudprogramma, bevinden zich hieronder de beste boekprogramma’s per soort zpp’er.
Je kan ze vervolgens makkelijk met elkaar vergelijken en gratis tegelijk meerdere demonstraties aanvragen.
Daarnaast kan je doormiddel van filters nog extra functionaliteiten selecteren die jij belangrijk vindt.
► Beste boekhoudprogramma’s voor zzp’ers met een webshop.
Makkelijk en snel demo’s aanvragen van jouw top 3? Dat kan heel eenvoudig met Softwarewatcher. Zie onderstaande video:
Wil je toch zelf een gehele softwareselectie doen om het beste boekprogramma te vinden voor zpp’ers. Start dan de softwareselectie tool met de "start softwareselectie" knop en kom er door middel van het invullen van de functionaliteiten achter welk boekhoudprogramma bij jou past.
Heb je advies nodig over de beste HRM software? Neem dan nu contact op en wij maken een lijst met de beste software voor jouw organisatie.
Vrijblijvend en zonder verplichtingen
