Welke manier van offertes maken past bij jouw bedrijf?

Wil jij eenvoudig een offerte maken? En ben je benieuwd op welke manier dit het beste kan voor jouw bedrijf?  We bespreken hier een aantal verschillende mogelijkheden, zodat je precies weet welke manier voor jou het beste is. Er zijn grofweg drie manieren om digitaal een offerte te maken:

• Offerte maken in Word, Powerpoint of Excel
• Offerte maken met standaard software
• Digitale offertes maken met gespecialiseerde offerte software

1. Offerte maken in Word, Powerpoint of Excel

De meest toegankelijke optie om een offerte te maken is in Word, PowerPoint of Excel en dit op te slaan als PDF bestand. Met een klein beetje basiskennis is het voor de meeste mensen mogelijk om een offerte te maken in één van deze tools. Er zitten een aantal voor- en nadelen aan het maken van een offerte in Word en Excel.

Voordelen offerte maken in Word:

• Bijna iedereen bezit wel over een versie van Word, PowerPoint of Excel en hierdoor is dit een toegankelijke manier waar je een offerte mee kan maken.
• Het is één van de goedkoopste tools om een offerte te maken.
• Word, PowerPoint of Excel zijn makkelijk te bewerken. Dit is met name een voordeel wanneer je een gevorderd niveau hierin hebt en uitgebreide offerte wilt opstellen.

Nadelen offerte maken in Word:

• Je moet altijd een offerte die je hebt gemaakt handmatig aanpassen en hierdoor is het foutgevoelig. Het kan al snel voorkomen dat je per ongeluk een naam, datum of uurloon vergeet aan te passen.
• Het handmatig aanpassen van een offerte in Word of Excel kost veel tijd. Al helemaal wanneer je een uitgebreide offerte moet schrijven en dit zo goed mogelijk wilt presenteren.
• Om een gemaakte offerte in Word of Excel rechtsgeldig te laten ondertekenen moeten ze worden uitgeprint en weer worden gescand. Dit is een tijdrovend proces en al helemaal in deze tijd van digitalisering niet wenselijk.
• Word, PowerPoint of Excel bieden minder functionaliteiten die tegenwoordig wel worden geboden in offerte software. Onder het kopje “Digitale offerte maken met software” leggen we alles uit over deze functionaliteiten.

2. Offerte maken met standaard software

Een andere mogelijkheid is het maken van een offerte met standaard software. Veel softwaresystemen bieden namelijk mogelijkheden voor het maken van een offerte. Het is daarom aan te raden om te checken of jouw huidige bedrijfssoftware functionaliteiten bevat voor het maken van een offerte. Software dat vaak mogelijkheden hiervoor biedt, zijn boekhoudprogramma’s, ERP systemen, projectmanagement systemen, CRM systemen en facturatie systemen. De offerte wordt met behulp van de software (automatisch) verstuurd naar de klant in een PDF bestand. Hierdoor hoef je niet meer handmatig de offerte te versturen middels een aparte email. Hieronder hebben we een aantal functionaliteiten neergezet voor het maken van een offerte met standaard software.

• Eenvoudig sjablonen gebruiken, bijvoorbeeld van je eigen huisstijl.
• Automatisch een prijsberekening maken met de juiste kosten- en productsoorten .
• Het automatisch versturen van een bijlagen bij de offerte (bijvoorbeeld algemene voorwaarden).
• De offertes kunnen rechtstreeks naar de klant gestuurd worden vanuit de software.
• Offertes kunnen in de software direct worden omgezet in een order, werkbon of project. Hierdoor digitaliseer je het hele bedrijfsproces.
• Potentiële klanten kunnen offertes digitaal ondertekenen.

Voordelen offerte maken met standaard software:

• De offerte wordt direct gearchiveerd in de software.
• De kans op fouten is minder groot dan bij het maken van offerte in Word, PowerPoint of Excel.
• Het is een snelle manier voor het opstellen van offertes.
• Offertes komen sneller ondertekend retour, omdat digitaal ondertekenen makkelijker is.

Nadelen offerte maken met standaard software:

• Vaak geen extra mogelijkheden om een offerte vorm te geven.
• Bij het maken van een offerte word je gelimiteerd door de opties van de standaard software waarmee je werkt.
• Standaard offerte software heeft niet zo veel mogelijkheden als software dat is gemaakt voor het maken van een offerte.

3. Digitale offerte maken met gespecialiseerde offerte software

De derde manier om een offerte op te stellen, is met gespecialiseerde offerte software. In tegenstelling tot de andere opties worden deze offertes niet verstuurd in een PDF bestand maar zijn deze benaderbaar via een zogenaamde magic link. Via deze magic link kom je in een beveiligde omgeving terecht waarin de offerte wordt getoond. Deze omgeving wordt geopend in de webbrowser en kan je zien als een soort website.

Met gespecialiseerde offerte software is heel veel mogelijk en naast alle functionaliteiten van standaard software biedt deze software ook nog geavanceerde offerte functionaliteiten. Om hiervan een indruk te geven staan hieronder de belangrijkste geavanceerde offerte functionaliteiten.

• Eenvoudig gebruik maken van verschillende opmaak opties zoals: eigen huisstijlen, sjablonen, afbeeldingen en video’s voor het maken van jouw offerte.
• Gebruiken van interactieve elementen zoals het invoegen van websites of het gebruiken van checkboxes bij het kiezen van je producten of dienstverlening. Met checkboxes kan de potentiële in de offerte aanklikken welke producten/diensten hij/zij wil af nemen.
• De mogelijkheid voor de klant om online vragen te stellen over de gemaakte offerte. Hierdoor is het voor de klant laagdrempelig om vragen te stellen en weet jij snel wat er speelt bij de klant.
• Ontvangen van notificaties wanneer je offerte is ontvangen of wanneer iemand een vraag over je offerte stelt. Hierdoor weet je bijvoorbeeld altijd of je offerte in goed orde is ontvangen.
• Maak gebruik van veel handige en nuttige statistieken over je offertes.

Voordelen offerte maken met gespecialiseerde software:

• Klanten verrassen met een optimale presentatie van je aanbod in jouw offerte.
• Je maakt snel een professionele offerte en hierdoor bespaar je tijd.
• De kans op fouten is minder groot dan bij het maken van een offerte in Word, PowerPoint of Excel.
• Je hebt makkelijk en snel interactie met je potentiële klant.
• Offertes digitaal laten goedkeuren en ondertekenen

Nadelen offerte maken met gespecialiseerde software:

• Vaak een duurdere optie ten opzichte van standaard software en Word, PowerPoint en Excel.
• Offerte software is losstaande software en hierdoor bestaat de kans dat er geen directe koppeling kan worden gemaakt met andere software. Bijvoorbeeld met je boekhoudsysteem, ERP systeem of projectmanagement systeem.

Software-advies van SoftwareWatcher

Heb je advies nodig over de beste Offerte software? Neem dan nu contact op en wij maken een lijst met de beste software voor jouw organisatie. Wil je zelf software vergelijken? Ga dan naar onze pagina over offerte software vergelijken.