clear
clear

Waarom SoftwareWatcher

SoftwareWatcher is een onafhankelijk platform om bedrijfssoftware te zoeken, vergelijken en selecteren. Op ons platform brengen wij alle softwareleveranciers samen op één plek. Het doel van SoftwareWatcher is om jou te helpen met het selecteren van de bedrijfssoftware dat bij je bedrijf past en hier vervolgens een keuze tussen te maken. SoftwareWatcher biedt een aantal grote voordelen:

  • Softwareselectie tool
  • SoftwareWatcher beschikt over een uitgebreide vragenselectie die snel en eenvoudig is te doorlopen. Alle software functionaliteiten worden uitgebreid beschreven waardoor je eenvoudig aangeeft wat belangrijk voor je is. Met de softwareselectie tool zorgt SoftwareWatcher ervoor dat je uitkomt bij de bedrijfssoftware dat bij je bedrijf past.

  • Gratis advies van een software expert
  • Mocht je er nog niet helemaal uitkomen, dan helpen we je graag verder met het selecteren van de beste bedrijfssoftware voor jouw bedrijf. Door vrijblijvend contact met ons op te nemen gaan we samen kijken naar jouw huidige situatie, software wensen en bedrijfsprocessen. Op basis hiervan geven we een onafhankelijk advies welke concrete software oplossingen het best geschikt zijn voor jouw bedrijf. Ook tijdens de selectie procedure fungeren we graag als centraal aanspreekpunt voor al je vragen over software. Het is altijd mogelijk om gratis contact met ons op te nemen en gebruik te maken onze jarenlange expertise op het gebied van bedrijfsprocessen en software oplossingen.

Welke manier van offertes maken past bij jouw bedrijf

  • event10-12-2020
  • schedule11:00
  • timer7 minuten

Wil jij eenvoudig een offerte maken? En ben je benieuwd op welke manier dit het beste kan voor jouw bedrijf? In dit artikel vertellen we alles over de verschillende mogelijkheden, zodat je precies weet welke manier voor jou het beste is. Er zijn grofweg drie manieren om digitaal een offerte te maken.

Offerte maken in Word, Powerpoint of Excel

De meest toegankelijke optie om een offerte te maken is in Word, PowerPoint of Excel en dit op te slaan als PDF bestand. Met een klein beetje basiskennis is het voor de meeste mensen mogelijk om een offerte te maken in één van deze tools. Er zitten een aantal voor- en nadelen aan het maken van een offerte in Word en Excel.

Voordelen offerte maken in Word:

  • Bijna iedereen bezit wel over een versie van Word, PowerPoint of Excel en hierdoor is dit een toegankelijke manier waar je een offerte mee kan maken.
  • Het is één van de goedkoopste tools om een offerte te maken.
  • Word, PowerPoint of Excel zijn makkelijk te bewerken. Dit is met name een voordeel wanneer je een gevorderd niveau hierin hebt en uitgebreide offerte wilt opstellen.

Nadelen offerte maken in Word:

  • Je moet altijd een offerte die je hebt gemaakt handmatig aanpassen en hierdoor is het foutgevoelig. Het kan al snel voorkomen dat je per ongeluk een naam, datum of uurloon vergeet aan te passen.
  • Het handmatig aanpassen van een offerte in Word of Excel kost veel tijd. Al helemaal wanneer je een uitgebreide offerte moet schrijven en dit zo goed mogelijk wilt presenteren.
  • Om een gemaakte offerte in Word of Excel rechtsgeldig te laten ondertekenen moeten ze worden uitgeprint en weer worden gescand. Dit is een tijdrovend proces en al helemaal in deze tijd van digitalisering niet wenselijk.
  • Word, PowerPoint of Excel bieden minder functionaliteiten die tegenwoordig wel worden geboden in offerte software. Onder het kopje “Digitale offerte maken met software” leggen we alles uit over deze functionaliteiten.

Is een offerte maken in Word voor jou geschikt?

Een offerte maken in Word, PowerPoint of Excel is het meest geschikt voor bedrijven die weinig offertes maken of weinig geld te besteden hebben aan offerte software.

Offerte maken met standaard software

Een andere mogelijkheid is het maken van een offerte met standaard software. Veel softwaresystemen bieden namelijk mogelijkheden voor het maken van een offerte. Het is daarom aan te raden om te checken of jouw huidige bedrijfssoftware functionaliteiten bevat voor het maken van een offerte. Software dat vaak mogelijkheden hiervoor biedt, zijn boekhoudprogramma’s, ERP systemen, projectmanagement systemen, CRM systemen en facturatie systemen. De offerte wordt met behulp van de software (automatisch) verstuurd naar de klant in een PDF bestand. Hierdoor hoef je niet meer handmatig de offerte te versturen middels een aparte email. Hieronder hebben we een aantal functionaliteiten neergezet voor het maken van een offerte met standaard software.

  • Eenvoudig sjablonen gebruiken, bijvoorbeeld van je eigen huisstijl.
  • Automatisch een prijsberekening maken met de juiste kosten- en productsoorten .
  • Het automatisch versturen van een bijlagen bij de offerte (bijvoorbeeld algemene voorwaarden).
  • De offertes kunnen rechtstreeks naar de klant gestuurd worden vanuit de software.
  • Offertes kunnen in de software direct worden omgezet in een order, werkbon of project. Hierdoor digitaliseer je het hele bedrijfsproces.
  • Potentiële klanten kunnen offertes digitaal ondertekenen.

Voordelen offerte maken met standaard software:

  • De offerte wordt direct gearchiveerd in de software.
  • De kans op fouten is minder groot dan bij het maken van offerte in Word, PowerPoint of Excel.
  • Het is een snelle manier voor het opstellen van offertes.
  • Offertes komen sneller ondertekend retour, omdat digitaal ondertekenen makkelijker is.

Nadelen offerte maken met standaard sof:

  • Vaak geen extra mogelijkheden om een offerte vorm te geven.
  • Bij het maken van een offerte word je gelimiteerd door de opties van de standaard software waarmee je werkt.
  • Standaard software heeft niet zo veel mogelijkheden als software dat is gemaakt voor het maken van een offerte. Onder het kopje “Digitale offerte maken met software” leggen we alles uit over deze functionaliteiten.

Is een offerte maken met standaard software voor jou geschikt?

Een offerte maken met standaard software is het meest geschikt voor bedrijven die veel offertes versturen en hierin vaak weinig bewerkingen hoeven te doen. 

Digitale offerte maken met gespecialiseerde offerte software

De derde manier om een offerte op te stellen, is met gespecialiseerde offerte software. In tegenstelling tot de andere opties worden deze offertes niet verstuurd in een PDF bestand maar zijn deze benaderbaar via een zogenaamde magic link. Via deze magic link kom je in een beveiligde omgeving terecht waarin de offerte wordt getoond. Deze omgeving wordt geopend in de webbrowser en kan je zien als een soort website.

Met gespecialiseerde offerte software is heel veel mogelijk en naast alle functionaliteiten van standaard software biedt deze software ook nog geavanceerde offerte functionaliteiten. Om hiervan een indruk te geven staan hieronder de belangrijkste geavanceerde offerte functionaliteiten.

  • Eenvoudig gebruik maken van verschillende opmaak opties zoals: eigen huisstijlen, sjablonen, afbeeldingen en video’s voor het maken van jouw offerte. 
  • Gebruiken van interactieve elementen zoals het invoegen van websites of het gebruiken van checkboxes bij het kiezen van je producten of dienstverlening. Met checkboxes kan de potentiële in de offerte aanklikken welke producten/diensten hij/zij wil af nemen. 
  • De mogelijkheid voor de klant om online vragen te stellen over de gemaakte offerte. Hierdoor is het voor de klant laagdrempelig om vragen te stellen en weet jij snel wat er speelt bij de klant.
  • Ontvangen van notificaties wanneer je offerte is ontvangen of wanneer iemand een vraag over je offerte stelt. Hierdoor weet je bijvoorbeeld altijd of je offerte in goed orde is ontvangen.
  • Maak gebruik van veel handige en nuttige statistieken over je offertes.

Voordelen offerte maken met gespecialiseerde software:

  • Klanten verrassen met een optimale presentatie van je aanbod in jouw offerte.
  • Je maakt snel een professionele offerte en hierdoor bespaar je tijd.
  • De kans op fouten is minder groot dan bij het maken van een offerte in Word, PowerPoint of Excel.
  • Je hebt makkelijk en snel interactie met je potentiële klant.
  • Offertes digitaal laten goedkeuren en ondertekenen

Nadelen offerte maken met gespecialiseerde software:

  • Vaak een duurdere optie ten opzichte van standaard software en Word, PowerPoint en Excel.
  • Offerte software is losstaande software en hierdoor bestaat de kans dat er geen directe koppeling kan worden gemaakt met andere software. Bijvoorbeeld met je boekhoudsysteem, ERP systeem of projectmanagement systeem.

Is een offerte maken met gespecialiseerde software voor jou geschikt?

Offerte software is geschikt voor bedrijven die veel en uitgebreide offertes versturen en indruk willen maken op een potentiële klant.

emoji_objects

Praktijkvoorbeeld: Een offerte maken met e-Boekhouden is geschikt voor iedereen!

Maak eenvoudig offertes op, helemaal in jouw huisstijl, met het boekhoudprogramma e-Boekhouden.nl. Offertes maken vanuit dit systeem is net zo makkelijk als een tekst maken in Word.

Stel zelf het proces in van offerte naar opdracht én hou zelf de contactmomenten in de gaten. Zo weet je op ieder moment hoe het met je offertes gaat. Is deze al geaccepteerd, of moet je nog een keer mailen? Op deze manier heb je altijd zicht op al je offertes en mis geen enkele potentiële klant uit het oog.

Is de offerte goedgekeurd en heb je je klus af? Of gaat de klant een aanbetaling doen? Dan maak je vanuit de offerte heel eenvoudig meteen een factuur. Ook deze facturen hou je direct bij vanuit e-Boekhouden.nl. Zo heb je alles bij elkaar, in één systeem.

Offertes in e-Boekhouden.nl: maken, klaarzetten, verzenden en klaar!

Wil je ook ervaren hoe makkelijk boekhouden, factureren én offertes maken is in e-Boekhouden.nl? Kijk op de website en probeer het gratis en vrijblijvend uit!

Mocht je nog meer willen weten over offerte software of wil je graag onafhankelijke en gratis advies hierover? Neem dan contact op met de software experts van SoftwareWatcher. Wij helpen je graag verder op weg met het selecteren van de juiste software voor jouw bedrijf.