Scan en herken software ondersteunt bedrijven bij gehele proces rondom het digitaal verwerken van inkoopfacturen, verkoopfacturen, bonnetjes en andere documenten. Scan en herken software leest automatisch relevante gegevens uit van een factuur. Bij een inkoopfactuur wordt bijvoorbeeld het factuurnummer, de leverancier en het totale bedrag inclusief en exclusief btw herkend. Op basis hiervan wordt een automatisch boekingsvoorstel gedaan, zodat de factuur op juiste manier in de boekhouding wordt verwerkt Het verwerken van inkoopfacturen, verkoopfacturen en bonnetjes gaat hierdoor veel sneller.
Scan en herken software ondersteunt bedrijven bij gehele proces rondom het digitaal verwerken van inkoopfacturen, verkoopfacturen, bonnetjes en andere documenten. Vaak volgens de volgende stappen:
Stap 1: Aanleveren van de documenten
Ten eerste komen alle documenten die in de administratie terecht moeten komen, zoals facturen (papier ,Pdf, e-factuur) bonnetjes, pakbonnen en orders in één systeem samen. Dit kan meestal op verschillende manier gedaan worden:
Scan en herken software heeft in de meeste gevallen een eigen email adres waar je makkelijk je de documenten naar toe kunt sturen.
Vraag leveranciers om facturen naar dit mailadres te sturen, dan hoef je dit zelf niet meer bij te houden in je email.
Ook is het vaak mogelijk om documenten via een mobiele app te scannen en up te loaden. Dit is bijvoorbeeld heel handig bij bonnetjes. Je maakt een foto met je mobiel van het bonnetje en vervolgens komt deze automatisch in het systeem.
Het is natuurlijk ook altijd mogelijk om de documenten handmatig te uploaden naar het systeem.
Stap 2: Herkennen en boeken van documenten
Ten tweede worden de documenten en/of facturen automatisch herkent. Scan en herken software leest automatisch relevante gegevens uit van een factuur. Bij een inkoopfactuur wordt bijvoorbeeld het factuurnummer, de leverancier en het totale bedrag inclusief en exclusief btw herkend. Op basis hiervan wordt een automatisch boekingsvoorstel gedaan, zodat de factuur op juiste manier in de boekhouding wordt verwerkt. Hier wordt vaak gebruik gemaakt van de OCR technologie. OCR staat voor Optical Character Recognition (verwijzing naar begrippen).
Stap 3: Autoriseren
Ten derde hebben de meeste scan en herken software de mogelijkheid om een autorisatie workflow in te stellen. Dit betekent dat bepaalde facturen en/of documenten digitaal goedgekeurd kunnen worden door de juiste medewerkers. Dit kan ook vaak handig met een mobiele app gedaan worden.
Stap 4: Digitaal archief
Ten slotte worden de goedgekeurde facturen en documenten automatisch opgeslagen in een digitaal archief.
scan en herken software brengt verschillende voordelen me zich mee. Hieronder de belangrijkste voordelen:
Nooit meer een factuur kwijt
Doordat alle documenten automatisch worden opslagen in een online archief kan je eenvoudig overal je documenten eenvoudig vinden en inzien.
Bespaar tijd en geld
De scan en herken software neemt veel werk voor je uit handen en bespaart daardoor veel tijd en daardoor geld:
Minder fouten
De software herkent voor jou de alle relevante informatie en hierdoor hoef je dus niet meer handmatig gegevens in te voeren. Hierdoor wordt de kans op het maken van fouten veel minder groot.
Ben je overtuigd van de meerwaarde van scan en herken software? Ben je benieuwd welke software bij jouw bedrijf past? Of wil je software koppelen om je bedrijf verder te digitaliseren? Klik dan op de knop "factuurverwerking software vergelijken" hieronder en vergelijk alle scan en herken software.
Wil je graag hulp bij het vinden van een geschikte software systeem? Start dan de softwareselectie tool met de “start softwareselectie” knop hieronder, selecteer de voor jouw bedrijf relevante factuurverwerking functionaliteiten en vind de software die bij jouw bedrijf past.
Mocht je er nog niet uitkomen, neem dan contact op of bel ons, wij helpen je graag op weg met het vinden van de juiste bedrijfssoftware voor jouw bedrijf.
