Hoe kies ik een boekhoudprogramma

  • event21-01-2021
  • schedule10:00
  • timer8 minuten

Ben je op zoek naar een geschikt boekhoudprogramma voor het nieuwe jaar? En wil je weten waar je op moet letten bij het kiezen van een boekhoudprogramma? Welke functionaliteiten belangrijk voor je zijn en aan welke kosten je moet denken voor een boekhoudprogramma? Lees dan dit artikel.

Waar moet je opletten bij het kiezen van een boekhoudprogramma?

Er zijn een aantal belangrijke punten waar je op moet letten, voordat je boekhoudprogramma's met elkaar gaat vergelijken. Hieronder bespreken we de belangrijkste. 

Uitbesteden of samenwerken in een boekhoudprogramma

Een belangrijke vraag die je jezelf moet stellen is hoe je de boekhouding wilt regelen. Wil je dit zelf doen of wil je dit door een administratiekantoor of accountantskantoor laten doen. De steeds nieuwere software technologieën maken het boekhouden eenvoudiger. Hierdoor is het mogelijk om ook zelf facturen te verwerken en BTW aangifte te doen. De accountant schakel je dan vervolgens in voor het maken van de jaarrekening of voor het geven van (strategisch) advies. Hierbij kan gedacht worden aan aftrekposten, gunstige fiscale regelingen of het juiste moment om te investeren.

Bij het kiezen van een boekhoudprogramma is het wel van belang dat het mogelijk is dat de accountant of administratiekantoor kan meekijken in jullie administratie(s). Daarom bieden boekhoudprogramma's vaak een accountancy portaal aan waarmee je tegelijk met de accountant kan samenwerken in je administratie. 

emoji_objects

Let op

Boekhoudprogramma's worden vaak gekozen op advies van een administratiekantoor of accountantskantoor. Dit is niet altijd de beste keuze voor jouw bedrijf. Deze keuze wordt namelijk vaak gebaseerd op waar het administratiekantoor of accountantskantoor vaak mee werkt en niet op wat het beste bij jouw bedrijf past. 

Koppelingen met boekhoudprogramma's

Waar je ook op moet letten bij het kiezen van een boekhoudprogramma is of het kan koppelen met andere software systemen. Stel je maakt gebruik van webshopsoftware en een kassasysteem, dan is het wel handig dat verkopen automatisch in jouw boekhoudprogramma terecht komen. Indien dit niet kan moet je dit zelf nog handmatig doen. Dit kost veel tijd en de kans op fouten is ook aanwezig. 

SoftwareWatcher heeft op alle vergelijkingspagina's een integratie filter ingebouwd waarmee je eenvoudig kan zien welke software met elkaar koppelt. Zie hiervoor het voorbeeld hieronder:

Hoe kies ik een boekhoudprogramma

Functionaliteiten van het boekhoudprogramma

Boekhoudprogramma’s bieden tegenwoordig veel verschillende functionaliteiten aan. De vraag is of jouw bedrijf dit ook allemaal nodig heeft. Een bedrijf met een fysieke winkel stelt bijvoorbeeld hele andere eisen aan een boekhoudprogramma dan een dienstverlenend bedrijf. Hieronder bespreken we aantal belangrijke functionaliteiten die vaak door boekhoudprogramma's worden aangeboden: 

✅Automatische bankkoppeling

Het boekhoudprogramma biedt de mogelijkheid om elke dag automatisch de bankafschriften in te lezen. Op deze manier hoef je niet handmatig de bankafschriften te downloaden en importeren. Let op: niet alle boekhoudprogramma’s bieden een automatische koppeling met alle banken.

✅Scannen en herkennen van bonnen en facturen

Scan en herken software ondersteunt jou bij het gehele proces rondom digitaal verwerken van inkoopfacturen, verkoopfacturen, bonnetjes en andere documenten. Vaak is dit een onderdeel van een boekhoudprogramma, maar in de praktijk zie je ook vaak dat een boekhoudprogramma kan koppelen met scan en herken software. Deze software is vaak veel uitgebreider qua functionaliteiten dan een scan en herken module in de boekhoudsoftware zelf. Verwerk je als bedrijf veel bonnen en facturen dan is het aan te raden om een los scan en herken systeem aan te schaffen.

✅Automatische boekingsvoorstellen

Zoals gezegd worden documenten en/of facturen automatisch herkend. De scan en herken software leest automatisch relevante gegevens uit van een factuur. Bij een inkoopfactuur wordt bijvoorbeeld het factuurnummer, de leverancier en het totale bedrag inclusief en exclusief btw herkend. Op basis hiervan wordt een automatisch boekingsvoorstel gedaan, zodat de factuur op juiste manier in de boekhouding wordt verwerkt.

✅Btw aangifte en koppeling met de belastingdienst

Een belangrijk onderdeel van boekhouden is de BTW aangifte. Het boekhoudprogramma houdt automatisch bij hoeveel BTW je nog krijgt of moet betalen. Vervolgens zet de software de aangifte automatisch voor je klaar en kan je dit rechtstreeks verzenden naar de Belastingdienst.

✅Digitaal archief

Volgens de wet is het verplicht om als ondernemer alle facturen en bonnen te bewaren. Dit moet zelfs 7 jaar lang. Een boekhoudprogramma zonder digitaal archief is dan ook niet aan te raden. In het boekhoudprogramma of scan en herken systeem worden automatisch de facturen en bonnetjes opgeslagen. Hierdoor kan je makkelijk en snel je facturen terugvinden.

Naast de algemene ‘must have’ boekhoud functionaliteiten zijn er ook een aantal specifieke functionaliteiten die voor het ene bedrijf noodzakelijk is en voor de andere bedrijf niet van belang.

✅Facturatie module

Een facturatie module mag niet ontbreken als je facturen moet versturen naar klanten. Met een facturatie module kan je rechtstreeks vanuit het boekhoudprogramma facturen vesturen. Er wordt rekening gehouden met alle wettelijke eisen waaraan een factuur moet voldoen en je kan vaak zelf de lay out aanpassen.

✅Periodiek factureren

Wordt in jouw bedrijf veel periodiek gefactureerd? Dan is deze functie een uitkomst. Je zet één keer een factuur klaar voor een bepaalde periode en de software doet voor jou de rest.

✅Online betalingen

Wordt in jouw bedrijf veel aan particulieren gefactureerd? Dan is het verstandig om een klant een factuur te sturen met een betaallink op de factuur, bijvoorbeeld een ideal knop. In praktijk zie dat deze facturen veel sneller betaald worden dan een factuur zonder betaallink.

✅Betaalbestand

Maak jij je facturen één voor één over via de bank? Dit kan heel veel tijd kosten en frustratie opleveren. Een automatisch betaalbestand is dan een goede oplossing. Het boekhoudprogramma maakt een betaalbestand aan die je kan inlezen in de bank. Vervolgens kan je in één keer meerdere facturen betalen.

✅Offerte module

Je ziet nog veel bedrijven offertes in Word en Excel maken. Dit kost veel tijd en is foutgevoelig. In veel boekhoudprogramma’s zit een offerte module. Op deze manier kan je rechtstreeks vanuit het boekhoudprogramma offertes maken en versturen.

Wil je echt indruk maken met offertes? Dan is offerte software die hierin gespecialiseerd echt iets voor jou. Lees ook artikel: Offerte maken met software

✅Offerte digitaal laten goedkeuren

Een offerte laten goedkeuren is vaak een omslachtig proces. De klant moet de offerte printen, ondertekenen, scannen en weer terugsturen. Met deze functie kan een klant snel en eenvoudig online de offerte accepteren, waardoor je altijd een ondertekende offerte onder je opdracht hebt liggen.

✅CRM module

Heb je veel klanten? Dan is een CRM module een ‘must have’. In veel boekhoudpramma’s zit dit vaak in een beperkte vorm. Wil je echt een uitgebreid CRM systeem? Kijk hieronder voor de beste CRM systemen;

✅Betalingsherinneringen en incasso

Klanten willen helaas nog wel eens niet op tijd betalen, of zelfs helemaal niet. Dat is vervelend en kost veel tijd en moeite. Met deze functie is het makkelijk om klanten automatisch te herinneren en een incassotraject te starten.

✅Rittenregistratie

Als je als zpp’er veel kilometers rijdt, zoals bijvoorbeeld schilders, bouwvakkers en adviseurs, dan mag een rittenregistratie module niet ontbreken. Het is handig dat je de ritten die je maakt, makkelijk en snel kan registeren en zelfs door kan factureren aan de klant.

✅Mobiel vriendelijk en/of mobiele app

Als je veel onderweg bent, dan is een mobiel vriendelijk boekhoudprogramma of mobiele app erg waardevol. Even snel je facturen checken of nog een factuur de deur uit doen is in dit geval mogelijk.

✅Projecten en uren

Als je veel op projectbasis werkt als zpp’er is het noodzakelijk dat je de uren per project kan bijhouden.

✅Voorraadmodule

Heb je een bedrijf met veel voorraad? Dan is het handig om een voorraadmodule te hebben. Let op: Een boekhoudprogramma hoeft niet de plek te zijn waarin je het beheer van de voorraden regelt. Heb je bijvoorbeeld een winkel met een kassasysteem, dan is het logischer om daarin je voorraden bij te houden.

Kosten van het boekhoudprogramma

De kosten van boekhoudprogramma's lopen uiteen en dit is vaak afhankelijk van de hoeveelheid en kwaliteit van de functionaliteiten. Er bestaan gratis open source boekhoudprogramma's die een basis aan functionaliteiten biedt, maar er zijn ook boekhoudprogramma's met veel functionaliteiten waar je 80 euro per maand voor betaalt. Om te bepalen welke prijs je moet betalen voor een boekhoudprogramma raden wij de volgende stappen aan: 

1. Bepaal welke functionaliteiten belangrijk zijn voor je bedrijf en maak een shortlist van boekhoudprogramma's die hieraan voldoen.
2. Vergelijk de kwaliteit van functionaliteiten van de boekhoudprogramma's op je shortlist.
3. Vergelijk ten slotte de prijs van deze boekhoudprogramma's.

Het beste boekhoudprogramma kiezen is dus vrij lastig, omdat je met veel zaken rekening moet houden. Bovendien heeft het ene bedrijf ook nog andere persoonlijke voorkeuren dan de ander. Daarom is het aan te bevelen om een boekhoudprogramma eerst zelf te testen en/of een demo aan te vragen van het boekhoudprogramma.

emoji_objects

Praktijkvoorbeeld: e-Boekhouden.nl

Het boekhoudprogramma van e-Boekhouden.nl is software voor boekhouden, factureren, offertes maken, uren registreren en méér. Tevens inclusief geavanceerde functies als automatische koppelingen, scan & herken en het gebruik van een mobiele app. Het boekhoudprogramma is gebouwd door en voor ondernemers, zodat iedereen zonder boekhoudkennis kan boekhouden. Zo kan jij je focussen op het ondernemerschap én het verhogen van jouw omzet.

De boekhoudmodule werkt gemakkelijk en efficiënt. Alles wat jij nodig hebt, is aanwezig. Zo doe je in het boekhoudprogramma bijvoorbeeld helemaal automatisch je btw-aangifte. Met 1 druk op de knop wordt de aangifte naar de Belastingdienst verzonden.

Voor een vast bedrag per maand kun je gebruik maken van het boekhoudprogramma van e-Boekhouden.nl. Maar.. wij bieden jou graag eerst gratis en geheel vrijblijvend een proefaccount aan, waarmee je de alle functies en mogelijkheden volledig gratis kunt uitproberen. Aanmelden is zo gedaan en je kunt meteen aan de slag. Het proefaccount wordt niet automatisch verlengd, dus je zit nergens aan vast.

Ben jij startende ondernemers? Probeer dan nú 15 maanden gratis het boekhoudprogramma e-Boekhouden.nl.  Meld je gratis hier aan.