Vergelijk de beste Digitale werkbon voor jouw organisatie.
Hulp nodig? Start onze keuzehulp of vraag vrijblijvend advies aan!
Een digitale werkbon is een elektronisch document dat aangeeft welke taken uitgevoerd moeten worden. Deze werkbon is meestal toegankelijk via een app. Zo kunnen bijvoorbeeld medewerkers van een bedrijf in de app op hun tablet of smartphone zien naar welke locatie ze moeten en welke werkzaamheden daar verricht moeten worden. De app stelt hen in staat om de klus voor te bereiden en biedt ruimte om relevante foto’s of documenten te bekijken van de opdracht. Bovendien kunnen zij in deze app de gebruikte materialen en gewerkte uren registreren. Na afronding van de werkzaamheden kan de klant de werkbon digitaal ondertekenen als bevestiging van het afgeleverde werk. Deze goedkeuring kan versterkt worden met foto's van het afgeronde werk. Al deze gegevens worden opgeslagen in het klantdossier. Zodra de werkzaamheden zijn afgerond en ondertekend, wordt de digitale werkbon doorgestuurd naar de administratie waar deze verwerkt wordt tot een factuur.
Digitale werkbon software stroomlijnt het beheer van werkorders van aanmaak tot facturatie. Het proces start met het aanmaken van werkorders, handmatig of automatisch via integraties met systemen zoals CRM. Werkorders worden efficiënt toegewezen aan teams of medewerkers op basis van criteria als beschikbaarheid en vaardigheden. Buitendienstmedewerkers krijgen mobiel toegang tot de werkorders via een app, waarmee ze de uitvoering van taken, tijd en materialen beheren. Na voltooiing worden werkzaamheden gerapporteerd en facturen gegenereerd. De software biedt ook tools voor gedetailleerde rapportages en analyses ter verbetering van processen en efficiëntie.
Stap 1: Werkorder aanmaken: Het proces begint bij het aanmaken van nieuwe werkorders binnen de digitale werkbon software. Dit kan handmatig worden gedaan door een beheerder of automatisch via integraties met andere systemen, zoals een CRM of planningstool.
Stap 2: Toewijzing en planning: Vervolgens worden de werkorders toegewezen aan de juiste medewerkers of teams. Hierbij wordt rekening gehouden met beschikbaarheid, locatie, vaardigheden en andere relevante criteria. Het overzicht van de planning binnen de digitale werkbon software stelt beheerders in staat om taken efficiënt toe te wijzen.
Stap 3: Mobiele toegang voor buitendienstmedewerkers: Zodra een werkorder is toegewezen, ontvangt de betreffende medewerker een melding via de mobiele app van de digitale werkbon software. Via deze app hebben zij direct toegang tot alle benodigde informatie, zoals de werkopdracht, klantgegevens, instructies en eventuele bijlagen.
Stap 4: Uitvoering van de werkzaamheden: De buitendienstmedewerker gaat naar de locatie van de werkorder en voert de vereiste werkzaamheden uit. Tijdens het uitvoeren van de taak houdt de medewerker de voortgang bij via de app. Ze kunnen updates delen, foto's uploaden en eventuele wijzigingen of problemen rapporteren.
Stap 5: Tijdregistratie en materiaalbeheer: De digitale werkbon software biedt tevens functionaliteit voor tijdregistratie, waarbij medewerkers de begonnen en voltooide werkuren kunnen registreren. Daarnaast is er vaak ook materiaalbeheer beschikbaar, waarbij de medewerker materialen kan registreren die zijn gebruikt of verbruikt tijdens de uitvoering van de werkorder.
Stap 6: Voltooiing en rapportage: Na afronding van de werkzaamheden kan de medewerker de werkorder in de app markeren als voltooid. Indien nodig kunnen elektronische handtekeningen van de klant worden vastgelegd. Automatisch genereert de digitale werkbon software een gedetailleerd rapport van de uitgevoerde werkzaamheden, inclusief tijdsregistraties, materiaalgebruik en eventuele opmerkingen of aanbevelingen.
Stap 7: Facturatie: Op basis van de voltooide werkorder genereert de digitale werkbon software automatisch een factuur of worden de gegevens doorgestuurd naar het boekhoudsysteem voor facturatie. Dit zorgt voor een efficiënte en nauwkeurige factureringsprocedure.
Stap 8: Rapportage en analyse: Daarnaast biedt de digitale werkbon software mogelijkheden voor rapportage en analyse. Beheerders kunnen gedetailleerde rapporten genereren over de uitgevoerde werkzaamheden, prestaties van medewerkers, klanttevredenheid en andere relevante statistieken. Deze inzichten kunnen worden gebruikt om processen te optimaliseren, efficiëntie te verbeteren en betere beslissingen te nemen.
Dit is in het kort hoe je een digitale werkbon maakt. Dit proces kan dus variëren afhankelijk van de specifieke functies en aanpassingen van de gebruikte software. Wil je weten welke software voor het maken van een digitale werkbon het beste bij jouw past? Gebruik dan onze eenvoudige keuzehulp:
Heb je advies nodig over de beste Digitale werkbonnen? Neem dan nu contact op en wij maken een lijst met de beste software voor jouw organisatie.
Vrijblijvend en zonder verplichtingen
