Ken jij de voordelen van een digitale factuur voor jouw bedrijf? Ben je benieuwd naar de verschillende vormen van een digitale factuur? En wil je efficiënter werken door optimaal gebruik te maken van de digitale factuur? Lees dan deze blog.
In dit artikel:
Een digitale factuur is een factuur die digitaal gelezen en verwerkt kan worden in je financiële administratie. Je kan de digitale factuur verdelen in drie soorten, namelijk een ingescande papieren factuur, een digitale factuur in PDF of Word-formaat en de elektronische factuur of e-factuur.
In dit artikel leggen we de verschillende vormen van de digitale factuur uit en wat de voor- en nadelen zijn.
De papieren factuur ontvang en verstuur je (vaak) via de post. Bij ontvangst worden deze facturen digitaal gemaakt, door middel van een scanner of met een mobiele app. Het inscannen van facturen kan veel tijd kosten en daarbij is het vaak niet een hele fijne klus om te doen. Dit kan natuurlijk veel eenvoudiger.
+ Geen voordelen
– Meer handmatige acties doordat de facturen ingescand moeten worden
– Kosten voor versturen van papieren factuur
– Grotere kans op kwijtraken van factuur
Het verwerken en versturen van facturen kan al een stuk verbeterd worden als je de facturen digitaal ontvangt en verstuurt in de vorm van een Word, PDF of Excel bestand. De meeste bedrijven bieden dit vaak al aan en juichen dit ook toe. Het grote verschil met de papieren factuur is dat je deze factuur niet meer handmatig hoeft te scannen. Dit scheelt een tijdrovende en saaie klus!
+ Facturen hoeven niet ingescand te worden
+ Facturen worden grotendeels herkend door de software
+ Digitaal versturen van facturen kost minder tijd
– Niet alle facturen kunnen 100% herkend worden door de factuurverwerking software
Wist je dat de facturen bewaard moeten worden in vorm waarin je ze hebt gekregen. Dit betekent dus dat je alle digitale facturen ook digitaal moet bewaren. Gelukkig bieden factuurverwerking software een online archief, waar je deze facturen makkelijk automatisch kunt opslaan. Deze facturen dienen vervolgens 7 jaar bewaard te worden.
De e-factuur of elektronische factuur is een vorm van een digitale factuur, maar het is totaal iets anders dan de hierboven beschreven digitale factuur. Het grote verschil zit met name in de wijze van verwerken en bestandindeling.
Een digitale factuur die is opgeslagen als een PDF bestand, is door ons mensen leesbaar op een digitaal apparaat. Eigenlijk is het niet anders dan een ingescande papieren factuur.
De e-factuur is niet gemaakt voor mensen, maar geschreven in computertaal. Deze computer taal wordt ook wel UBL genoemd, oftewel Universal Business Language. De factuur wordt opgeslagen als een zogenaamd XML bestand en wordt hierdoor een e-factuur.
Vaak worden door bedrijven beide bestandsindelingen gestuurd, dus een PDF - en een XML bestand. Hierdoor kunnen zowel de mens als de computer de factuur lezen. Doordat de e-factuur geschreven is voor de computer hoeven er nauwelijks nog handmatige acties verricht te worden. Eigenlijk hoeven de facturen alleen nog maar goedgekeurd te worden. Hierdoor is het dus mogelijk om deze facturen 100% automatisch te verwerken.
+ Het is mogelijk om 100% van de factuur automatisch te herkennen en te verwerken
– Niet alle bedrijven zijn klaar voor het versturen en ontvangen van de e-factuur
De overheid adviseert om gebruik te maken van het PEPPOL-netwerk voor het geautomatiseerd uitwisselen van e-facturen. In Nederland heet dit Simplerinvoicing. Hieronder een video met een uitleg hoe dit werkt:
Ben je leverancier van de Rijksoverheid? Dan ben je zelfs verplicht om elektronisch te factureren als je na 1 januari 2017 een inkoopcontract hebt afgesloten.
Benieuwd naar de mogelijkheden van het verzenden en ontvangen van de digitale factuur en e-factuur voor jouw bedrijf? En wil je graag stoppen met tijdrovende bezigheden met veel handmatige handelingen, terwijl dit allemaal automatisch kan?
Kijk voor de verwerking van inkomende facturen naar de vergelijking van factuurverwerking software. En voor het versturen van digitale facturen en e-facturen naar de vergelijking van facturatie software.
Let op: het is vaak gebruikelijk dat facturatiesoftware geïntegreerd is in bijvoorbeeld boekhoudsoftware of projectmanagent software. Ook hiervoor hebben we beste software op een rijtje gezet.
Wil je graag hulp bij het vinden van een geschikte software systeem? Start dan de softwareselectie tool met de “start softwareselectie” knop hieronder, selecteer de voor jouw bedrijf relevante software functionaliteiten en vind de software die bij jouw bedrijf past.
Mocht je er nog niet uitkomen, neem dan contact op of bel ons, wij helpen je graag op weg met het vinden van de juiste bedrijfssoftware voor jouw bedrijf.
Heb je advies nodig over de beste HRM software? Neem dan nu contact op en wij maken een lijst met de beste software voor jouw organisatie.
Vrijblijvend en zonder verplichtingen
