Offery - Offertetool

Een digitale handtekening is het plaatsen van een handtekening onder een digitaal document. Dit is een elektronische variant van de fysieke handtekening met pen en papier. Hiermee laat je klanten makkelijk en snel offertes ondertekenen.

Wil je alles weten over het plaatsen van een digitale handtekening? Raadpleeg dan ons artikel over Waarom een digitale handtekening.

Hiermee beheer je eenvoudig meerdere versies van een offerte. De offerte software bewaart de offertes die zijn opgesteld en hierdoor weet je precies welke aanpassingen zijn gedaan. 

Met deze functie kunnen klanten een offerte online accepteren via de browser. Dit bespaart tijd en moeite. Er is namelijk geen fysieke handtekening nodig en dus hoef je de offerte ook niet te printen.

Bij het verzenden van een offerte automatisch de algemene voorwaarden meesturen zodat je hier niet meer naar hoeft om te kijken. 

De offertes kunnen volledig zelf ontworpen worden aan de hand van een eigen huisstijl.

Voorbeelden: ministeries, waterschappen, provincies, gemeentes, het UWV, politie en instellingen met een overheidstaak.

Als je een document laat ondertekenen wil je er zeker van zijn dat de handtekening door de juiste persoon wordt gezet. Hiervoor moet de ondertekenaar zo goed mogelijk geïndentificeerd worden, zodat de verzender weet wie het document heeft ondertekend. Veel voorkomende manieren van authenticatie zijn de volgende:

• E-mail
• SMS

In 2016 is een nieuwe Europese verordening in werking getreden die bepaalt dat een digitale handtekening dezelfde rechtsgevolgen heeft als een handgeschreven handtekening. Een digitale handtekening leidt dus tot een rechtsgeldige overeenkomst, die juridisch bindend is.

Digitaal ondertekenen is dus net zo rechtsgeldig als een handtekening op papier. Het is juridisch geldig met bewijskracht. Een digitale handtekening heeft namelijk een gekwalificeerd certificaat, wat bewijst dat de handtekening betrouwbaar is. Met het certificaat wordt de identiteit van de ondertekenaar aan de digitale handtekening gekoppeld en wordt de handtekening aan het document gekoppeld.

De mogelijkheid om een document door meerdere mensen te laten ondertekenen. 

De mogelijkheid om na het digitaal ondertekenen van een contract ook meerdere bijlages mee te sturen. 

Voortgang van het ondertekeningsproces bijhouden. Bijvoorbeeld inzicht of een contract is bekeken of een melding ontvangen wanneer een contract is ondertekend. 

De offerte is online beschikbaar via de webbrowser. De offerte is benaderbaar via een zogenaamde magic link. Via deze link kom je in een beveiligde omgeving terecht waarin de offerte wordt getoond. Deze omgeving wordt geopend in de webbrowser en kan je zien als een soort website.

De offerte is online beschikbaar in de browser en hierdoor kunnen (potentiële) klanten makkelijk vragen stellen over de offerte. Ook de reacties worden in dezelfde browser online weergegeven. Hiermee hou je overzicht over het dialoog en vermijd je een lange en onoverzichtelijke mailwisseling. 

Tonen van kortingen en (sub)totalen op een offerte zodat klanten een beter overzicht krijgen van de prijsstelling.

De offerte kan met de offerte software worden omgezet in een factuur.

Gebruiken van vooraf ingestelde offerte sjablonen. Een sjabloon is een vooraf ingestelde opmaak van de offerte. Het is mogelijk om meerdere sjablonen op te slaan in de offerte software. Denk bijvoorbeeld aan een sjabloon voor een bepaalde branche of klantengroep.

Een volledig overzicht van de status van alle offertes. Hierin zie je snel welke offertes zijn goedgekeurd, afgekeurd of in afwachting zijn van een reactie. 

De offerte software kan 3D visualisaties tonen van producten.

Omzetten van geaccepteerde offertes naar contracten. De offerte software neemt automatisch de offerte gegevens over naar het contract. 

Omzetten van een goedgekeurde offerte naar een order. Hierdoor start direct het vervolgproces en hoef je dit niet meer handmatig in gang te zetten. 

De offerte software kan een offerte omzetten naar een order, werkbon of project zodat medewerkers direct aan de slag kunnen. 

Met de offerte software een voorcalculatie maken voor het opstellen van een offerte.

De softwareleverancier geeft een demonstratie/uitleg over de mogelijkheden van de software:

• je krijgt een (online) impressie en uitleg over de software door de softwareleverancier
• Software demo's zijn vrijblijvend aan te vragen
• Het is de beste manier om zeker te weten of de software bij je bedrijf past