Ben je op zoek naar software en wil je hiervan de prijzen met elkaar vergelijken? En ben je benieuwd hoe je prijzen van software met elkaar vergelijkt en waar je op moet letten? In dit artikel leggen we je alles uit over de prijzen en kosten van software as a service (SaaS) en hoe je prijzen op een adequate manier met elkaar vergelijkt
In tegenstelling tot on premise (lokale installatie) hoeft er niet geïnvesteerd te worden in software as service (software in de cloud). Hierdoor is software as a service of korte termijn meestal veel goedkoper. Software as a service biedt doorgaans drie verschillende modellen aan:
Met een abonnement betaal je periodiek een terugkerend bedrag voor de software. Dit kan per softwareleverancier variëren van per maand, per kwartaal of per jaar. Het vaste bedrag wordt vaak hoger naarmate meer medewerkers gebruiken moeten maken van de software.
Ook bieden softwareleveranciers vaak verschillende abonnementen aan met meer of minder functionaliteiten. Hierin is het abonnement met meerdere functionaliteiten duurder dan een abonnement met alleen de basis functionaliteiten. Je kan dit vergelijken met een telefoonabonnement waarin een abonnement met minder belminuten (of minder functies) goederkoper is dan een abonnement met meer belminuten.
Met dit prijzenmodel betaal je alleen voor de software wanneer je ook daadwerkelijk gebruik ervan maakt. Bijvoorbeeld het betalen per opgestelde offerte, per factuur, per transactie, per gesigneerd document etc. Met dit prijzenmodel zit je niet vast aan terugkerende kosten wanneer je de software niet gebruikt.
Met freemium is de software gratis te gebruiken. Wanneer je gebruikt wilt maken van meer opties dien je daarvoor te betalen. Voorbeelden van freemium producten zijn spotify en Youtube. Het grootste voordeel aan een freemium model is dat je gratis de software kan proberen. Een nadeel is echter dat het basismodel niet alle gewenste functionaliteiten biedt die je als bedrijf graag wilt gebruiken.
Voordat je prijzen van software gaat vergelijken is het in eerste instantie handig om te bepalen welk prijsmodel bij je bedrijf past. Stel je wilt software aanschaffen voor het maken van offertes. Veel leveranciers van offerte software brengen een vast bedrag (abonnement) in rekening. Wanneer je per maand ongeveer 1 of 2 offertes maakt, dan is dit maandbedrag vaak aan de hoge kant. In dit geval is het voordeliger om een softwareleverancier van offerte software te overwegen waar je per offerte betaald (prijs per eenheid). Mocht je daarentegen juist veel offertes per maand opstellen dan is het betalen van een vast maandbedrag voordeliger.
De drie belangrijkste factoren die de prijs van software as a service bepalen zijn het aantal functionaliteiten, de kwaliteit van functionaliteiten en het type software.
De prijs van software zal toe- of afnemen naarmate er meer of minder functionaliteiten mogelijk zijn. In een ERP systeem biedt bijvoorbeeld heel veel functionaliteiten en is daarom ook vaak duurder dan andere software.
De kwaliteit van software kan per softwareleverancier verschillen en dit kan effect hebben op de prijs. Dit verschil kan zitten in bijvoorbeeld de gebruiksvriendelijkheid van functionaliteiten of de performance van de software.
Er bestaat software die functioneren als een autonoom programma of die als module zijn geïntegreerd in andere software. CRM software kan bijvoorbeeld als losstaande software worden aangeschaft maar het kan ook als module worden aangeboden binnen een ERP systeem.
Onderstaande infographic geeft een fictieve weergave wat de verschillende pijs factoren betekenen voor de prijs van software.
Autonome software kan duurder zijn voor één onderdeel maar is in totaal goedkoper dan software met meerdere functionaliteiten. Autonome software is namelijk vaak gespecialiseerd in dat onderdeel en vragen daarvoor een hogere prijs.
Wij raden aan om prijzen van software te vergelijken op basis van de functionaliteiten die je nodig hebt. Het is namelijk zonde van je geld om software aan te schaffen die je maar voor 50% benut. Prijzen vergelijk van software op basis van functionaliteiten doe je door de volgende stappen te nemen:
Er zijn een aantal prijs elementen van software die makkelijk over het hoofd worden gezien. Aangezien dit vrij hoge kostenposten kunnen zijn is het wel belangrijk om jezelf hierover te laten informeren door de softwareleverancier. Hieronder beschrijven wij de belangrijkste.
Afhankelijk van de software kan implementeren veel kosten met zich meebrengen. Er bestaat software die je zelf direct kan gebruiken zonder enige implementatie hulp maar er is ook software waarvoor je een adviseur moet inhuren om je hierbij te laten helpen. Daarbij zit er ook verschil in hoelang een adviseur bezig is met het implementeren van software. Dit kan variëren van een paar dagen tot een paar weken.
Wanneer je nieuwe software wilt gaan gebruiken is het nodig om je medewerkers hierin te laten opleiden. Afhankelijk van de software kunnen deze kosten aan de hoge kant zijn en hier wil je als bedrijf vooraf graag rekening mee houden.
Het noemen van één prijs per softwarepakket geeft geen betrouwbaar beeld van de daadwerkelijke kosten en het vergelijken van prijzen is hierdoor lastig. Wij raden daarom ook af om prijzen van software één op één met elkaar te vergelijken. De tips in dit artikel zijn hiervoor een goed hulpmiddel om te zorgen dat je prijzen van software goed met elkaar kan vergelijken. SoftwareWatcher gaat hierin een stap verder voor het geval je er zelf niet uit komt. Je kan namelijk onze hulp inschakelen bij het opstellen van een uitgebreide prijsvergelijking. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden van een prijsvergelijking van SoftwareWatcher? Ga dan naar onze software advies pagina en vul het invulformulier in.
Heb je advies nodig over de beste HRM software? Neem dan nu contact op en wij maken een lijst met de beste software voor jouw organisatie.
Vrijblijvend en zonder verplichtingen
