Ben je opzoek naar een HR systeem? En wil je weten wat de meerwaarde is van een HR systeem voor je personeelsbeleid? Lees dan nu dit artikel.
HR systeem staat voor Human Resource Management systeem en digitaliseert bedrijfsprocessen rondom het personeelsbeleid. Het doel hiervan is om het personeelsbeleid efficiënter en zorgvuldiger te organiseren.
Een HR systeem beschikt over een aantal functionaliteiten die het personeelsbeleid in je bedrijf professioneler en eenvoudiger maakt. Bovendien bespaar je veel tijd met het gebruik van een HR systeem. Dit komt met name door de volgende functionaliteiten:
Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het opbouwen en onderhouden van het personeelsdossier van medewerkers. Bovendien zijn werkgevers ook wettelijk verplicht om bepaalde gegevens over werknemers te documenteren. Het is dus van belang als werkgever om een personeelsdossier bij te houden en dit is vaak een lastige en tijdrovende klus. Een HR systeem maakt dit makkelijker door het toevoegen van een aantal handige opties. Zo is het mogelijk om met een handige zoekopties snel de juiste contracten, loonstroken, beoordelingen of gespreksverslagen van medewerkers te vinden. Daarnaast is alle relevante HR informatie altijd toegankelijk en raadpleegbaar via de cloud. De meeste tijdbesparing voor het beheren van het personeelsdossier gebeurt met ESS (Employee Self Service) en MSS (Management Self Service). Hiermee worden medewerkers en managers namelijk op een laagdrempelige en eenvoudige manier betrokken bij veel administratieve taken van het personeelsdossier.
ESS betekent dat werknemers zelf enkele operationele taken overnemen. Bijvoorbeeld het aanvragen van verlof, het melden van verzuim, het indienen van declaraties of het aanpassen van persoonlijke informatie. Dit doen medewerkers via een eigen online portaal die vaak ook via een app is te benaderen. Hierdoor neem je veel administratief werk uit handen van de HR-afdeling.
MSS betekent dat werkgevers of managers enkele operationele taken overnemen. Bijvoorbeeld het goedkeuren van verlof of het raadplegen van een digitaal dossier van een medewerker.
Veel bedrijven voeren geen beleid bij het welkom heten van nieuwe medewerkers in een organisatie. Hierdoor hebben veel medewerkers moeite met het integreren in een bedrijf. Een HR systeem beschikt over onboarding functionaliteiten waarmee je medewerkers wegwijs maakt in de nieuwe werkomgeving en in zijn of haar rol binnen het bedrijf. Hiermee zorg je er niet alleen voor dat alle praktische zaken zijn geregeld binnen het bedrijf, maar ook dat een medewerker zich thuis gaat voelen en zich betrokken voelt bij de activiteiten van het bedrijf.
De aanwezige HR systemen op de markt bieden allemaal verschillende software functionaliteiten aan. De één biedt zoveel mogelijk functionaliteiten aan waar de ander zich met name richt op een aantal specifieke HR taken. In dit artikel hebben we met name gericht op echte HR functionaliteiten. Maar naast deze HR functionaliteiten bieden HR systemen ook vaak andere software categorieën (of modules) aan namelijk:
Het is daarom van belang om te bepalen welke functionaliteiten voor jou belangrijk zijn. Wil je alleen software aanschaffen met HR functionaliteiten dan is het verstandig om te kiezen voor een minder uitgebreide software. Is het voeren van bijvoorbeeld de recruitment, talentmanagement en opleidingsmanagement belangrijk dan is het verstandig om te kiezen voor uitgebreider HR systeem.
Het is daarom van belang om te bepalen welke functionaliteiten voor jou belangrijk zijn. Is het voeren van bijvoorbeeld de recruitment, talentmanagement en opleidingsmanagement belangrijk voor jouw bedrijf? Dan is het wellicht interessant te kiezen voor een uitgebreid HR systeem. Wil je echter een systeem aanschaffen met enkel HR functionaliteiten? Dan kun je kiezen voor een minder uitgebreid systeem.
Om precies te weten welk HR systeem voor jou geschikt is verwijzen we je naar onze vergelijkingspagina van HR systemen. Op deze pagina is het mogelijk om een eenvoudige keuzehulp te doorlopen zodat je eenvoudig en snel erachter komt welk HR systeem bij jouw bedrijf past. Ook is het mogelijk per software categorie (modules) je selectie aan te scherpen.
