Contractbeheer
Contractbeheer: wanneer is Excel genoeg en wanneer kies je software?
Een contractregister in Excel met de juiste kolommen, waar het misgaat en wat software voor contractbeheer kost: acht pakketten vergeleken op prijs.
Een contractregister in Excel of Google Sheets is voor veel bedrijven genoeg, tot je een stilzwijgende verlenging mist. We laten zien welke kolommen je nodig hebt, wanneer software loont en wat acht pakketten kosten, van Trackado tot Oneflow.
Contractbeheer: het korte antwoord
Heb je een paar tientallen contracten en één persoon die ze bijhoudt, dan is een goed opgezet register in Excel of Google Sheets genoeg. Het wordt lastig zodra contracten in verschillende mailboxen staan, meerdere collega's contracten afsluiten of je een stilzwijgende verlenging mist omdat niemand de opzegtermijn in de gaten hield. Dan loont software met herinneringen, een zoekbare opslag en goedkeuringen. Een eenvoudig register zoals Trackado begint gratis voor 15 contracten; betaalde pakketten kosten van ongeveer €9 per gebruiker per maand tot enkele honderden euro's per maand voor een team. Op 22 oktober 2026 hebben we de prijspagina's van acht pakketten nagelopen. Dit artikel is geschreven voor bedrijven in Nederland en België.
Wat is contractbeheer?
Contractbeheer is bijhouden welke contracten je bedrijf heeft, wat erin staat en wanneer je iets moet doen. Denk aan leasecontracten, software-abonnementen, huur, onderhoud, leveranciers en klanten. De vragen zijn steeds dezelfde: waar staat het getekende contract, wie is de eigenaar, wanneer loopt het af, hoe lang is de opzegtermijn en wordt het automatisch verlengd?
Software voor contractbeheer wordt ook wel CLM genoemd: contract lifecycle management. Dat gaat verder dan een register. Een CLM-pakket helpt ook bij het opstellen, goedkeuren en digitaal ondertekenen van contracten.
Een contractregister in Excel of Google Sheets
Begin met één tabblad waarin elk contract één regel is. Deze kolommen heb je nodig:
| Kolom | Wat je invult |
|---|---|
| Contractpartij | De naam van de leverancier, klant of verhuurder |
| Onderwerp | Waar het contract over gaat, bijvoorbeeld "lease bestelbus" of "CRM-abonnement" |
| Ingangsdatum | De datum waarop het contract begon |
| Looptijd | Bijvoorbeeld 12 of 36 maanden |
| Einddatum | Ingangsdatum plus looptijd. Excel rekent die uit met de functie ZELFDE.DAG, in Engelstalig Excel EDATE |
| Verlenging | Stilzwijgend verlengd ja of nee, en met welke periode |
| Opzegtermijn | Hoeveel maanden of dagen voor de einddatum je moet opzeggen |
| Uiterste opzegdatum | Einddatum min opzegtermijn: de belangrijkste kolom van het register |
| Eigenaar | De collega die beslist over verlengen of opzeggen |
| Waarde per jaar | Wat het contract per jaar kost of oplevert |
| Vindplaats | Een link naar het getekende contract in je gedeelde map |
Sorteer op de uiterste opzegdatum en kleur met voorwaardelijke opmaak de regels waarvan die datum binnen drie maanden valt. Zet daarnaast één terugkerende afspraak in je agenda, bijvoorbeeld de eerste maandag van de maand, om het register door te lopen. Een spreadsheet stuurt zelf geen herinneringen; die afspraak is je herinnering.
Waar een spreadsheet tekortschiet
Een register werkt zolang iemand het bijhoudt. In de praktijk gaat het op deze punten mis:
- Gemiste verlengingen: niemand opent het bestand in de maand dat de opzegtermijn begint. Het contract loopt stilzwijgend door, soms voor weer een jaar.
- Contracten op verschillende plekken: het getekende exemplaar zit als bijlage in iemands mailbox, niet in de gedeelde map. Bij ziekte of vertrek van die collega is het weg.
- Geen herinneringen per eigenaar: de spreadsheet weet niet wie wanneer een seintje moet krijgen. Iedereen moet zelf kijken.
- Geen goedkeuring: wie mag een contract van €20.000 tekenen? In een spreadsheet zie je achteraf wel dat het gebeurd is, maar je regelt het niet vooraf.
- Niet zoeken in de tekst: je vindt "lease bestelbus" in de regel, maar niet welke contracten een boeteclausule of een indexering hebben.
Herken je twee of meer van deze punten, of komen er meer dan een paar contracten per maand bij, dan is het tijd om naar software te kijken.
Stilzwijgende verlenging tussen bedrijven
In Nederland beschermt de Wet Van Dam consumenten: na een stilzwijgende verlenging kan een consument op elk moment opzeggen, met een opzegtermijn van hoogstens één maand. Die bescherming geldt niet tussen bedrijven. Een zakelijk contract wordt verlengd zoals het in het contract staat, ook voor weer een heel jaar, en de opzegtermijn uit het contract geldt. In België en andere landen gelden eigen regels; controleer die als je daar contracten afsluit. Lees daarom bij elk nieuw contract de bepaling over verlenging en opzegging, en zet die in je register. Twijfel je over een concreet contract, vraag dan een jurist om advies.
Wat kost software voor contractbeheer?
De pakketten uit onze categorie contractmanagementsoftware, met de prijzen zoals de leverancier ze op 22 oktober 2026 op zijn eigen site toont. Trackado en PandaDoc rekenen in Amerikaanse dollars.
| Pakket | Soort | Gratis | Prijs | Bron |
|---|---|---|---|---|
| Trackado | Register met herinneringen | Ja: 1 gebruiker, 15 contracten | Starter $49 per maand ($39 bij jaarlijkse betaling) voor 3 gebruikers en 60 contracten; Business $159 per maand ($129 jaarlijks) voor 8 gebruikers, 300 contracten en workflows; extra gebruiker $12 per maand ($10 jaarlijks). De pagina noemt geen btw | prijzen |
| Mochadocs | Register en contractbeheer, uit te breiden met opstellen en ondertekenen | Ja: Starter, om contracten te registreren | Professional €15 per gebruiker per maand (€165 per gebruiker per jaar); Team €45 per gebruiker per maand, minimaal 2 gebruikers; Enterprise €75, minimaal 3. Leesgebruikers vanaf €2,50 per leesgebruiker per maand. De pagina noemt geen btw | abonnementen |
| Diliforce | Contractbeheer met bestuursportaal | Nee, wel 14 dagen proberen | Standard €8,70 per gebruiker per maand; Advanced €27 per gebruiker per maand, minimaal 5 gebruikers; beide jaarlijks gefactureerd, exclusief btw. Elektronisch ondertekenen via een gekoppelde dienst, die apart kost | prijzen |
| Zoho Contracts | CLM met goedkeuren en ondertekenen | Ja: 3 gebruikers, 10 contracten | Standaard €30 per gebruiker per maand (€25 bij jaarlijkse betaling), 25 contracten per gebruiker per maand; Professional €48 (€40 jaarlijks), onbeperkt contracten. Zoho Sign zit erbij; btw komt erbij | prijzen |
| Oneflow | CLM met goedkeuren en ondertekenen | Nee, wel 14 dagen proberen | Business vanaf €250 per maand voor 5 gebruikers, alleen jaarlijks gefactureerd; Enterprise op offerte, vanaf 10 gebruikers. De pagina noemt geen btw | prijzen |
| PandaDoc | Documenten, offertes en ondertekenen | Ja: 5 documenten per maand | Starter $35 per gebruiker per maand ($19 bij jaarlijkse betaling); Business $65 ($49 jaarlijks), met goedkeuringsworkflows; exclusief belasting | prijzen |
| Contractify | Contractbeheer met AI, Belgische leverancier | Nee, wel een demo | Geen prijzen op de site: Centralize met 5 plaatsen, Collaborate vanaf 5 en Control vanaf 10 gebruikers; je vraagt een offerte aan | prijzen |
| Juro | CLM met opstellen en ondertekenen | Nee, wel een demo | Geen prijzen op de site: de prijs hangt af van het aantal contracten per maand; je vraagt een offerte aan | prijzen |
Welk soort pakket past bij je?
Een register met herinneringen
Trackado en de gratis versie van Mochadocs doen wat je spreadsheet doet, maar dan met herinneringen per contract en per eigenaar, en met het getekende document bij de regel. Dat is genoeg als je contracten van anderen ontvangt en vooral wilt weten wanneer je moet opzeggen. Met de gratis versie van Trackado kun je 15 contracten proberen; daarna betaal je per pakket van gebruikers, niet per gebruiker.
Contractbeheer voor meerdere afdelingen
Diliforce en de betaalde abonnementen van Mochadocs voegen rechten per afdeling of entiteit, zoeken in de tekst en een volledige historie toe. Diliforce is met €8,70 per gebruiker per maand het goedkoopste betaalde pakket in de tabel, maar je betaalt per jaar vooruit.
Contracten opstellen, goedkeuren en ondertekenen
Stel je zelf veel contracten op, zoals verkoopcontracten of arbeidsovereenkomsten, dan wil je ook sjablonen, een goedkeuringsstap en een digitale handtekening. Zoho Contracts, Oneflow, PandaDoc en Juro doen dat in één pakket. Zoho Contracts heeft daarbij als enige een gratis versie voor een klein team. Bij Oneflow begin je bij €250 per maand voor vijf gebruikers.
Heb je alleen een digitale handtekening nodig en houd je het register in een spreadsheet, kijk dan ook naar software voor digitaal ondertekenen. Die is vaak goedkoper dan een volledig CLM-pakket.
Waar let je op bij het kiezen?
- Herinneringen per eigenaar: kun je per contract instellen wie wanneer een herinnering krijgt, ook als de eigenaar vertrekt?
- Importeren: kun je je bestaande register uit Excel inlezen, inclusief de data?
- Zoeken: zoekt het pakket alleen in de velden, of ook in de tekst van gescande contracten?
- Prijsmodel: betaal je per gebruiker, per pakket van gebruikers of per aantal contracten? Leesgebruikers die alleen kijken, zijn soms goedkoper of gratis.
- Jaarlijks of maandelijks: Oneflow en Diliforce factureren alleen per jaar. Bij Trackado, Zoho Contracts en PandaDoc betaal je bij maandelijkse betaling meer: van 20 procent bij Zoho Contracts tot bijna het dubbele bij PandaDoc Starter.
- Gegevens en privacy: contracten bevatten persoonsgegevens. Vraag waar de gegevens staan en of de leverancier een verwerkersovereenkomst aanbiedt. Die is volgens de AVG (de Europese privacywet, in het Engels GDPR) verplicht als de leverancier persoonsgegevens voor jou verwerkt.
Veelgestelde vragen over contractbeheer
Is Excel genoeg voor contractbeheer?
Voor een klein bedrijf met een paar tientallen contracten en één beheerder wel, als je de kolom met de uiterste opzegdatum bijhoudt en het register elke maand doorloopt. Excel stuurt zelf geen herinneringen en houdt niet bij wie wat heeft goedgekeurd.
Wat kost contractmanagementsoftware?
Op 22 oktober 2026 waren er gratis versies voor kleine aantallen contracten bij Trackado, Mochadocs, Zoho Contracts en PandaDoc. Betaalde pakketten beginnen bij €8,70 per gebruiker per maand (Diliforce, jaarlijks gefactureerd) en lopen op tot €250 per maand voor een team van vijf bij Oneflow. Contractify en Juro geven alleen een prijs op offerte.
Wat is het verschil tussen contractbeheer en CLM?
Contractbeheer gaat over contracten die al getekend zijn: waar ze staan en wanneer je moet opzeggen of verlengen. CLM (contract lifecycle management) omvat ook het opstellen, onderhandelen, goedkeuren en ondertekenen.
Geldt de Wet Van Dam ook voor zakelijke contracten?
Nee. De Wet Van Dam beschermt in Nederland alleen consumenten. Tussen bedrijven gelden de afspraken over verlenging en opzegging uit het contract zelf.
Kan ik met contractbeheersoftware ook digitaal ondertekenen?
Bij Zoho Contracts, Oneflow, PandaDoc en Juro zit ondertekenen in het pakket. Diliforce koppelt met een aparte ondertekendienst, die je apart betaalt. Een register zoals Trackado ondertekent niet.
