Wat kost een CRM-systeem? Prijzen van 7 pakketten en rekenvoorbeelden

Wat kost een CRM-systeem in het kort?

Op 1 oktober 2026 hebben we de prijspagina's van zeven CRM-leveranciers uit onze vergelijking nagelopen. Samen tonen ze 20 abonnementen. Bij de dertien abonnementen met een vaste prijs per gebruiker loopt die prijs van €19 tot €160 per gebruiker per maand. Het middelste abonnement kost €65. Drie leveranciers rekenen anders: een vast bedrag per maand met een aantal gebruikers erbij, of een basislicentie plus een bedrag per gebruiker.

Voor een team van vijf gebruikers betaal je bij deze pakketten dus ongeveer €120 tot €325 per maand. Met vijftien gebruikers kom je uit op ruwweg €335 tot €1.425 per maand. Daar komen eenmalige kosten voor inrichting en het overzetten van je klantgegevens nog bij. Alle bedragen zijn exclusief btw, behalve waar we anders vermelden.

Prijzen van zeven CRM-pakketten op een rij

We nemen alleen prijzen op die de leverancier zelf publiceert. Jaarbetaling is vaak goedkoper dan betalen per maand of per kwartaal. Daarom staat de betaaltermijn erbij.

SuperOffice en Hello Office vermelden op hun prijspagina niet of de bedragen inclusief of exclusief btw zijn. Bij zakelijke software is exclusief btw gebruikelijk, maar vraag het na voordat je begroot. Simplicate en Gripp zijn bredere pakketten met projecten, uren en facturatie. Dat verklaart een deel van het prijsverschil met een CRM dat alleen relaties en verkoop beheert.

Andere pakketten in onze vergelijking, zoals AFAS en Teamleader, laten de prijs afhangen van een offerte of van de modules die je kiest. Op de prijspagina van Teamleader verschijnen de bedragen pas na het kiezen van opties, daarom staat het pakket niet in de tabel.

Waar de prijs van een CRM van afhangt

• Aantal gebruikers: bij de meeste pakketten betaal je per gebruiker. Tel alleen de collega's die echt in het CRM werken. Sommige leveranciers hebben goedkopere accounts voor wie alleen de app gebruikt of gegevens inziet.
• Functieniveau: het verschil tussen het goedkoopste en het duurste abonnement van één leverancier is vaak groter dan het verschil tussen leveranciers. Automatisering, meerdere verkooppijplijnen, rapportages en API-toegang zitten meestal in de duurdere abonnementen.
• Betaaltermijn: jaarbetaling scheelt bij Tribe CRM en Cirqll 8 tot 21 procent ten opzichte van betalen per kwartaal. Je zit dan wel een jaar vast.
• Minimum aantal gebruikers: Tribe CRM rekent met minimaal twee gebruikers, voor Ultimate minimaal vijf. Een klein team betaalt dan voor plekken die het niet gebruikt.
• Modules en add-ons: een klantportaal, extra sandbox-omgeving, KvK-koppeling of uitgebreide statistieken kosten bij verschillende leveranciers apart. Tribe CRM rekent bijvoorbeeld €125 per maand voor een klantportaal in eigen huisstijl.

Kosten die je makkelijk vergeet

• Inrichting en training: een CRM moet passen bij je verkoopproces. Reken op enkele dagen intern werk voor velden, fases en rechten. Wie hulp van de leverancier of een partner inhuurt, betaalt daarvoor meestal per uur of per pakket.
• Gegevens overzetten: contacten uit Excel of een ander CRM zijn vaak dubbel of onvolledig. Opschonen kost tijd. Cirqll biedt hulp bij importeren, met de prijs in overleg.
• Koppelingen: een koppeling met je boekhouding, e-mail of webshop kan bij het abonnement zitten, maar ook via een externe dienst lopen die apart factureert.
• Prijsstijging na het eerste jaar: een introductieprijs, zoals bij SpinOffice CRM, loopt na twaalf maanden op naar het normale tarief. Neem het normale tarief op in je begroting.
• Interne tijd: het team moet het CRM bijhouden. Zonder afspraken over wie wat invoert, betaal je voor een systeem dat niemand vertrouwt.

Rekenvoorbeeld: een bedrijf met 5 en met 50 medewerkers

We rekenen met twee fictieve bedrijven. Het kleine bedrijf heeft vijf medewerkers die allemaal het CRM gebruiken. Het grotere bedrijf heeft vijftig medewerkers, van wie vijftien in verkoop en klantenservice het CRM gebruiken. We nemen de prijzen bij jaarbetaling uit de tabel, zonder introductiekorting, add-ons of eenmalige kosten.

Over een jaar betaalt het kleine bedrijf in dit voorbeeld dus €1.410 tot €3.900 aan licenties. Het grotere bedrijf betaalt €4.020 tot €17.100. Het grotere team kiest in het voorbeeld een zwaarder abonnement bij Tribe CRM en SuperOffice, omdat automatisering en rapportages bij meer gebruikers vaker nodig zijn. Of dat voor jou geldt, bepaal je met een demo. Tel er een eenmalig bedrag voor inrichting en import bij op.

Prijs op aanvraag? Zo vergelijk je offertes

Bij grotere CRM-trajecten krijg je vaak een offerte in plaats van een prijslijst. Vraag elke leverancier om dezelfde onderdelen, zodat je de bedragen naast elkaar kunt leggen:

• het aantal volledige gebruikers en het aantal lichte of app-gebruikers;
• welke functies in het abonnement zitten en welke als add-on;
• de prijs na het eerste contractjaar en de jaarlijkse indexatie;
• de kosten voor inrichting, training en het importeren van je gegevens;
• welke koppelingen inbegrepen zijn en welke extra kosten;
• de opzegtermijn en hoe je je gegevens exporteert als je vertrekt.

Twijfel je nog of je een CRM of een breder pakket nodig hebt? Lees dan CRM of ERP, of bekijk hoe ver je komt met een gratis CRM. Alle pakketten vergelijk je in de categorie CRM-systemen.

Veelgestelde vragen over de kosten van een CRM

Wat kost een CRM-systeem per maand?

Bij de zeven leveranciers die we op 1 oktober 2026 controleerden, kost een CRM €19 tot €160 per gebruiker per maand. Het middelste abonnement kost €65 per gebruiker. Pakketten met een vaste prijs beginnen bij €69 per maand voor één gebruiker.

Is een CRM met jaarbetaling goedkoper?

Meestal wel. Tribe CRM en Cirqll zijn bij jaarbetaling 8 tot 21 procent goedkoper dan bij betaling per kwartaal. Je verbindt je dan wel voor een jaar aan het pakket.

Welke eenmalige kosten heeft een CRM?

Reken op kosten voor inrichting, training en het overzetten van klantgegevens. Die zijn bij een eenvoudig cloud-CRM beperkt, maar lopen op als je koppelingen of maatwerk nodig hebt. Vraag ze apart op in de offerte.

Hoe vaak worden deze prijzen gecontroleerd?

We controleren de prijzen in deze gids elk kwartaal op de prijspagina's van de leveranciers. De datum van de laatste en de volgende controle staat bovenaan het artikel.