Er is heel veel software op de markt voor bedrijven en dit maakt het selecteren lastig. Daarom geven wij in dit artikel een aantal belangrijke tips waar je op moet letten tijdens het selecteren van software.
Nieuwe software aanschaffen betekent vaak dat bedrijfsprocessen veranderen en dit vergt meestal wel wat van je personeel. Niet iedereen heeft namelijk veel affiniteit met software en hierdoor kan het tijd kosten om aan de software te wennen. Stel daarom een projectteam samen met verschillende disciplines uit je bedrijf. Wanneer meerdere disciplines betrokken worden bij het selectie proces signaleer je vroegtijdig of de software wel of niet geschikt is voor je bedrijf.
Het in kaart brengen van je processen is een belangrijke stap voor het selecteren van de juiste software voor jouw organisatie. Wanneer je processen in kaart zijn weet je namelijk precies waar de software aan moet voldoen. De software moet immers deze processen zoveel mogelijk digitaliseren.
Bedrijfsprocessen verschillen per sector en dit geldt ook voor software functionaliteiten. Het ene software product biedt betere functionaliteiten voor een bepaalde sector dan voor een ander. Stel daarom een lijst op met wensen en eisen waar de software aan moet voldoen voor jouw bedrijf.
Mocht je niet precies weten wat allemaal mogelijk is met software? Start dan de softwareselectie tool of ga naar een vergelijkingspagina van SoftwareWatcher. Hier leggen we namelijk per softwarecategorie uit wat allemaal mogelijk is en bepaal je eenvoudig wat voor jouw bedrijf belangrijk is. Hieronder hebben we een voorbeeld geplaatst van belangrijke bedrijfsprocessen en software functionaliteiten voor het plannen van personeel.
Wanneer eisen en wensen heel specifiek worden dan voldoet geen enkel softwareproduct. De vraag die je jezelf moet stellen is hoe groot de meerwaarde van deze eisen en wensen echt zijn voor je bedrijf. Maatwerk software kan een oplossing zijn om aan deze eisen en wensen te voldoen, maar is ook vaak duurder en het onderhoud is intensiever. Daarom raden wij aan om eerst te kijken of een andere – wel passende – werkwijze, binnen de huidige software mogelijk is.
Verklaar je eigen bedrijfsprocessen niet heilig, maar sta open voor nieuwe inzichten in het laten verlopen van je bedrijfsprocessen. Software wordt namelijk ontwikkeld met de gedachte om bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen en vaak is deze methode succesvol toegepast op meerdere bedrijven.
Software koppelen houdt in dat je twee of meer softwaresystemen met elkaar verbindt om automatisch informatie met elkaar uit te wisselen zonder dat je daarvoor wat hoeft te doen. Wanneer je bijvoorbeeld tevreden bent over je boekhoudsoftware en je wilt nieuwe software aanschaffen voor het genereren van salarisstroken, dan is het handig dat deze software met elkaar koppelt. Salarismutaties worden in dat geval automatisch verwerkt in je boekhoudsoftware zonder handmatige handelingen.
Wil je erachter komen welke software met elkaar koppelt? Raadpleeg dan onze integratie filter op een van onze vergelijkingspagina’s.
De prijsmodellen van softwareleveranciers verschillen en dit kan variëren van een abonnementsprijs, het betalen van een prijs per eenheid, een freemium abonnement of een eenmalige aanschafprijs. Wat het beste bij je past, verschilt per bedrijf. Dit maken we duidelijk met het volgende voorbeeld:
Stel je wilt software aanschaffen voor het maken van offertes. Veel leveranciers van offerte software brengen een vast bedrag (abonnement) in rekening. Wanneer je per maand ongeveer 1 of 2 offertes maakt, dan is dit maandbedrag vaak aan de hoge kant. In dit geval is het voordeliger om een softwareleverancier van offerte software te overwegen waar je per offerte betaald (prijs per eenheid). Mocht je daarentegen juist veel offertes per maand opstellen dan is het betalen van een vast maandbedrag voordeliger.
Met de prijzen filter van SoftwareWatcher kom je er eenvoudig en snel achter wat het prijzenmodel is van een softwareleverancier. Raadpleeg hiervoor de softwareselectie tool of een vergelijkingspagina.
De werking van software functionaliteiten verschillen per softwareproduct. Het is daarom aan te raden om de belangrijkste functionaliteiten van softwareproducten te checken of de werking hiervan overeenkomt met jouw verwachtingen, dit is namelijk essentieel voor jouw bedrijfsvoering. Vraag daarom één of meerdere demo’s van de software aan om er zeker van te zijn dat de software geschikt is voor jouw bedrijf. Tijdens een software demo geeft de softwareleverancier een demonstratie en uitleg over de software. Hieronder staan 5 redenen waarom een software demo waardevol is:
Met een software demo kom je erachter of de software en de softwareleverancier bij je bedrijf past.
Mocht je nog meer willen weten over het selecteren van de juiste software voor jouw bedrijf of wil je graag onafhankelijk en gratis advies hierover? Neem dan contact op met de software experts van SoftwareWatcher. Wij helpen je graag verder op weg met het selecteren van de juiste software voor jouw bedrijf.
Heb je advies nodig over de beste HRM software? Neem dan nu contact op en wij maken een lijst met de beste software voor jouw organisatie.
Vrijblijvend en zonder verplichtingen
