Microsoft 365 back-up: wat dekt Microsoft en welke back-upsoftware heb je nodig?

Microsoft 365 back-up: het korte antwoord

Microsoft houdt Microsoft 365 in de lucht, maar het terughalen van verwijderde, versleutelde of overschreven gegevens is jouw verantwoordelijkheid. De ingebouwde prullenbakken bewaren verwijderde gegevens 14 tot 93 dagen; hoe lang oude versies van documenten blijven staan, hangt af van de instellingen. Wie langer terug wil kunnen of een hele mailbox wil herstellen na een ransomware-aanval, heeft een aparte back-up nodig. Op 18 oktober 2026 hebben we de pagina's van Microsoft en van zeven back-uppakketten nagelopen. Een back-up voor 10 gebruikers kost ongeveer €30 tot €40 per maand, exclusief btw, bij de twee pakketten die een prijs per gebruiker publiceren. Dit artikel is geschreven voor bedrijven in Nederland en België die Microsoft 365 gebruiken.

Wat Microsoft zelf bewaart

Microsoft werkt met een gedeelde verantwoordelijkheid: Microsoft zorgt voor de datacenters, de beschikbaarheid van de dienst en de beveiliging van het platform. Wat er met je eigen bestanden en mails gebeurt, valt onder jouw verantwoordelijkheid. De ingebouwde voorzieningen helpen bij kleine vergissingen, maar hebben vaste grenzen:

In drie situaties schiet dit tekort. Een medewerker vertrekt, het account wordt verwijderd en pas na een paar maanden blijkt dat er nog belangrijke mails in stonden. Of een fout of aanval valt pas op na meer dan 93 dagen. Of je moet een hele omgeving tegelijk terugzetten. Bewaarbeleid (retention) en een juridische bewaarplicht (legal hold) houden gegevens wel vast, maar die zijn bedoeld om gegevens te kunnen doorzoeken en exporteren, niet om ze snel terug te zetten. Dat schrijft Microsoft zelf in de veelgestelde vragen over Microsoft 365 Backup.

OneDrive is geen back-up

OneDrive synchroniseert: wat je op je laptop verwijdert of wat ransomware op je laptop versleutelt, verdwijnt of verandert ook in de cloud. Daarom heeft OneDrive de functie om je hele OneDrive terug te zetten naar een moment in de laatste 30 dagen. Een echte back-up is een aparte kopie die je kwijtraken van gegevens overleeft, ook als het account weg is of als de aanval langer geleden begon. Die kopie staat bij voorkeur buiten de omgeving waarin het probleem ontstond.

Wat heb je nodig? Begin bij het herstel

Kies een back-up op basis van wat je wilt kunnen terugzetten, niet op basis van de opslag. Stel jezelf vier vragen:

• Hoe ver terug? Hoe lang moet een verwijderde mail of map terug te halen zijn? Voor administratie geldt in Nederland een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar (Belastingdienst, de Nederlandse belastingdienst); andere landen hebben hun eigen termijnen. Een back-up is daar niet het enige middel voor, maar een korte bewaartermijn past er slecht bij.
• Wat precies? Mailboxen, OneDrive en SharePoint zit bij elk pakket in de back-up. Teams-chats, Planner en de gebruikers en groepen in Entra ID (het gebruikersbeheer van Microsoft) niet altijd.
• Hoe fijn terugzetten? Eén mail of bestand, een hele mailbox, of een hele site in één keer na ransomware.
• Waar staat de kopie? Bij Microsoft zelf, bij een leverancier in een land naar keuze, of op je eigen opslag. Voor de AVG (de Europese privacywet, GDPR) is een datacenter in de EU het eenvoudigst; je sluit met de leverancier een verwerkersovereenkomst.

Back-uppakketten voor Microsoft 365

We noemen de pakketten uit onze categorie back-upsoftware die Exchange, OneDrive en SharePoint van Microsoft 365 back-uppen. Prijzen zijn exclusief btw en zoals de leverancier ze op 18 oktober 2026 op zijn eigen site publiceerde.

Mindtime is een Nederlandse aanbieder, euBackups een Duitse uit Berlijn en Keepit een Deense. Microsoft toont zijn prijs vanuit Nederland alleen in dollars. Keepit, 365 Total Backup en Cove geven alleen een prijs op aanvraag; vraag dan naar de prijs voor jouw aantal gebruikers en naar de bewaartermijn die je nodig hebt.

Rekenvoorbeeld: 10 en 50 gebruikers

Bij Mindtime en euBackups betaal je per gebruiker; de opslag zit erbij. Microsoft rekent per GB aan gegevens die je laat beschermen. Voor Microsoft rekenen we daarom met een aanname: gemiddeld 50 GB per gebruiker aan mail en OneDrive samen. Gedeelde SharePoint-sites tellen daar nog bij op.

Alle bedragen zijn exclusief btw. Bij Microsoft hangt het bedrag helemaal af van de hoeveelheid gegevens: bij 10 GB per gebruiker is het een vijfde van het bedrag in de tabel, bij 100 GB het dubbele. Microsoft rekent ook online archieven van mailboxen, de tweede prullenbak van SharePoint en OneDrive en verwijderde en oude versies van mails mee. Het beheercentrum van Microsoft 365 toont die niet allemaal; op de prijspagina van Microsoft staat hoe je ze opvraagt en een rekenhulp om de kosten te schatten.

Waar je op let bij het kiezen

• Terugzetten testen. Probeer in de proefperiode één mail, één map en één hele mailbox terug te zetten. Mindtime biedt 7 dagen gratis, euBackups 30 dagen.
• Vertrekkende medewerkers. Vraag hoe lang de back-up van een verwijderde gebruiker blijft staan. Bij Microsoft 365-back-up is dat een jaar vanaf het moment van de back-up.
• Onveranderbare kopie. Een kopie die niemand kan wijzigen of verwijderen (immutable) beschermt ook als een aanvaller een beheerdersaccount heeft overgenomen.
• Een kopie buiten Microsoft. Microsoft 365-back-up bewaart de kopie binnen Microsoft 365. Dat is snel bij herstel, maar het is geen kopie bij een andere partij. Wil je die wel, kies dan een externe leverancier of zet de kopie op je eigen opslag.

Zoek je ook een plek voor gewone bestanden, kijk dan bij cloudopslag. Microsoft 365 zelf en de alternatieven vergelijk je bij office-software.

Veelgestelde vragen over Microsoft 365 back-up

Maakt Microsoft zelf een back-up van mijn Microsoft 365?

Niet standaard. Microsoft zorgt dat de dienst blijft werken en bewaart verwijderde bestanden 93 dagen en verwijderde mail 14 tot 30 dagen. Een back-up waarmee je verder terug kunt, is een aparte dienst: Microsoft 365-back-up van Microsoft zelf, of een pakket van een andere leverancier.

Wat kost een back-up van Microsoft 365?

Bij de pakketten die een prijs per gebruiker publiceren €2,90 tot €3,99 per gebruiker per maand, exclusief btw, opslag inbegrepen. Microsoft 365-back-up kost $0,15 per GB per maand aan beschermde gegevens; bij 50 GB per gebruiker is dat $7,50 per gebruiker per maand.

Is OneDrive een back-up?

Nee. OneDrive synchroniseert, dus een verwijdering of versleuteling op je laptop komt ook in de cloud terecht. Je kunt je OneDrive wel terugzetten naar een moment in de laatste 30 dagen, maar daarna is die mogelijkheid weg.

Hoe lang moet ik een back-up van Microsoft 365 bewaren?

Dat hangt af van wat erin staat. Voor administratie geldt in Nederland een bewaarplicht van 7 jaar; andere landen hebben hun eigen termijnen. Kies een bewaartermijn die past bij de oudste gegevens die je nog moet kunnen terughalen.

Waar staan mijn back-ups?

Dat verschilt per pakket: bij Mindtime in Nederland en Duitsland, bij euBackups in Duitsland, bij Microsoft 365-back-up in de regio van je eigen Microsoft-omgeving en bij Synology op je eigen NAS. Bij Keepit en 365 Total Backup kies je de regio.