Offerte maken: de stappen, wat erin moet en een uitgewerkt voorbeeld

Offerte maken: het korte antwoord

Een goede offerte beschrijft precies wat je levert, wat het kost en onder welke afspraken. Je maakt hem in zes stappen: vraag door naar wat de klant wil, kies een prijsvorm, beschrijf het werk en wat er niet bij zit, zet de prijzen exclusief en inclusief btw op een rij, noem geldigheid en betaaltermijn, en verstuur hem als pdf of via offertesoftware. Is je klant een consument, dan gelden extra regels: de prijs inclusief btw en alle vaste kosten, en vaak 14 dagen bedenktijd. Hieronder staat per stap wat je opschrijft, met een uitgewerkt voorbeeld. De regels zijn de Nederlandse, zoals KVK, Ondernemersplein, de ACM en de Belastingdienst ze op 7 november 2026 beschreven. In België en andere landen gelden eigen regels.

Wat is een offerte?

Een offerte is een voorstel aan een mogelijke klant: dit lever ik, voor deze prijs, onder deze voorwaarden. Het is nog geen opdracht. Volgens KVK is een offerte bindend zodra de opdrachtgever akkoord gaat, met een handtekening, een e-mail of een andere duidelijke bevestiging. Vanaf dat moment is er een overeenkomst en gelden de afspraken uit de offerte. Schrijf daarom niets op wat je niet kunt waarmaken, en laat niets weg waarover later discussie kan ontstaan.

Niet elke vraag vraagt om een uitgebreide offerte. Wil een klant alleen weten in welke orde van grootte de kosten liggen, dan is een prijsindicatie per e-mail vaak genoeg. Een volledige offerte maak je als de klant echt wil beslissen.

Een offerte maken in zes stappen

1. Breng in kaart wat de klant wil

Vraag naar het doel, het gewenste resultaat, de planning en het budget. Bij een huisstijl: alleen een logo, of ook visitekaartjes en een website? Bij een verbouwing: welke ruimtes, welke materialen? Hoe beter je de vraag kent, hoe kleiner de kans dat je te laag of te hoog prijst. Past de opdracht niet bij je planning of je tarieven, dan kun je beter geen offerte sturen.

2. Kies een prijsvorm

Je kunt op drie manieren prijzen: een vaste prijs voor een afgebakend resultaat, een uurtarief met een raming als de omvang vooraf niet vaststaat, of een vast bedrag per maand voor doorlopend werk. Elke vorm vraagt andere afspraken: bij een vaste prijs een duidelijke afbakening en een regeling voor meerwerk, bij uren een raming en een moment waarop je de klant waarschuwt als je erover gaat. In ons artikel offerte voorbeeld staan drie complete sjablonen, één per prijsvorm, om te downloaden.

3. Beschrijf het werk en wat er niet bij zit

Beschrijf per onderdeel wat je doet of levert, met aantallen en een prijs per onderdeel. Zo ziet de klant waar het geld heen gaat, en kan hij ook een deel van de opdracht kiezen. Schrijf er net zo duidelijk bij wat niet in de prijs zit, zoals reiskosten, materiaal of extra correctierondes. Daar gaan de meeste discussies achteraf over.

4. Zet de prijzen op een rij

Geef per regel het bedrag exclusief btw, tel ze op, en zet daaronder het btw-bedrag en het totaal inclusief btw. Werk je voor consumenten, zet dan de prijs inclusief btw voorop. In het volgende deel lees je welk btw-tarief je gebruikt.

5. Leg de voorwaarden vast

Noem tot wanneer de offerte geldig is, wanneer je het werk uitvoert, hoe en wanneer de klant betaalt, of je een aanbetaling vraagt en welke algemene voorwaarden gelden. Ondernemersplein raadt aan je algemene voorwaarden mee te sturen, er in de offerte en in je begeleidende bericht naar te verwijzen, en te kunnen aantonen dat de klant ze heeft ontvangen.

6. Verstuur de offerte en volg hem op

Stuur de offerte als pdf, zodat de opmaak niet verandert en niemand ongemerkt iets aanpast, met een korte persoonlijke begeleidende tekst. Met offertesoftware stuur je een link waar de klant de offerte bekijkt en online akkoord geeft. Hoor je na een week niets, neem dan zelf contact op. De klant krijgt zo de kans om vragen te stellen, en jij hoort waarom hij twijfelt.

Wat moet er in een offerte staan?

Je bepaalt zelf hoe je offerte eruitziet. Deze gegevens horen er in elk geval in; de lijst volgt het stappenplan van Ondernemersplein, aangevuld met wat KVK aanraadt:

• Je bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer en contactgegevens.
• De gegevens van de klant: naam, adres en de contactpersoon, en een inkoopnummer als de klant daarmee werkt.
• Offertenummer en datum: zodat jullie allebei weten over welke versie je het hebt.
• Omschrijving van het werk: wat je levert, in welke onderdelen, en wat er niet bij zit.
• Prijzen: per onderdeel, met het subtotaal exclusief btw, het btw-bedrag en het totaal inclusief btw.
• Geldigheidsduur: een datum tot wanneer de prijzen en voorwaarden gelden.
• Planning en levering: wanneer je begint en wanneer het klaar is.
• Betaalafspraken: de betaaltermijn en een eventuele aanbetaling of betaling in termijnen.
• Algemene voorwaarden: een verwijzing naar de voorwaarden die je meestuurt.
• Hoe de klant akkoord geeft: met een handtekening, een e-mail of een knop in je offertesoftware.

Prijzen en btw in je offerte

De Belastingdienst kent drie btw-tarieven. Het algemene tarief is 21% en geldt voor alles wat niet is vrijgesteld en niet onder een ander tarief valt. Het verlaagde tarief van 9% geldt onder meer voor etenswaren en sommige diensten. Het tarief van 0% kan gelden als je zaken doet met het buitenland. Voor vrijgestelde diensten bereken je geen btw. Twijfel je welk tarief bij jouw product of dienst hoort, kijk dan bij de Belastingdienst of vraag het je boekhouder.

Doe je mee met de kleineondernemersregeling (KOR), voor ondernemers met een omzet van niet meer dan €20.000 per jaar, dan mag je geen btw berekenen. Je offerte noemt dan alleen bedragen zonder btw.

Tussen bedrijven is het gebruikelijk om prijzen exclusief btw te noemen, met het btw-bedrag en het totaal eronder. Een zakelijke klant trekt de btw meestal af en vergelijkt dus de bedragen zonder btw.

Extra regels als je klant een consument is

Maak je een offerte voor een particulier, dan gelden regels die tussen bedrijven niet gelden:

• Prijs inclusief btw en vaste kosten: volgens de ACM noem je de prijs voor consumenten in euro's, inclusief btw en inclusief alle kosten die de klant niet kan kiezen, zoals voorrijkosten, administratiekosten en offertekosten. Staan zulke kosten er niet in, dan mag de consument weigeren ze te betalen. Opties waarvoor de klant zelf kiest, noem je apart.
• Bedenktijd: accepteert een consument je offerte online, per e-mail, per telefoon of bij hem thuis (vanaf €50), dan heeft hij volgens de ACM meestal 14 dagen bedenktijd. Bij een dienst loopt die tot en met 14 dagen na de bevestiging van het contract. De ACM geeft zelf het voorbeeld van een offerte voor een verbouwing die op 8 januari wordt bevestigd: de bedenktijd stopt na 22 januari. Je moet de consument vooraf over de bedenktijd informeren; doe je dat niet, dan wordt die met een jaar verlengd. Er zijn uitzonderingen, zoals producten op maat en spoedklussen aan huis.
• Aanbetaling: verkoop je een product aan een consument, dan mag je volgens Ondernemersplein hoogstens 50% van het bedrag als aanbetaling vragen. Tussen bedrijven geldt geen maximum.

Welke betaaltermijn spreek je af?

Tussen bedrijven is de betaaltermijn 30 dagen als je niets afspreekt, en hoogstens 60 dagen als je wel iets afspreekt. Grote bedrijven moeten mkb-bedrijven en zzp'ers binnen 30 dagen betalen. Voor consumenten bepaal je zelf een redelijke termijn. Dat staat bij Ondernemersplein. Zet de termijn in je offerte en in je algemene voorwaarden; een kortere termijn, zoals 14 dagen, mag je gewoon afspreken.

Een uitgewerkt voorbeeld

Een fictief installatiebedrijf maakt een offerte voor een zakelijke klant die de verlichting van een kantoor wil vervangen. Het werk bestaat uit materiaal, arbeid en twee vaste posten. Alle bedragen zijn fictief; het btw-tarief van 21% is een aanname voor dit voorbeeld.

Kop van de offerte: Lichtwerk Installaties B.V., KVK-nummer en adres, aan Van Dijk Advies, t.a.v. mevrouw J. van Dijk. Offertenummer OFF-2026-0418, offertedatum 9 november 2026, geldig tot en met 9 december 2026.

Omschrijving: het vervangen van de verlichting op de eerste verdieping door 24 ledpanelen, inclusief demontage en afvoer van de oude armaturen. Niet inbegrepen: reparaties aan het plafond en het verplaatsen van schakelaars.

Planning: uitvoering in week 49 als de offerte uiterlijk 25 november is getekend.

Betaling: 50% bij akkoord (€1.398,50 exclusief btw) en 50% na oplevering, steeds binnen 14 dagen na de factuurdatum. Meerwerk doen we alleen na schriftelijk akkoord, tegen €62,50 per uur exclusief btw.

Voorwaarden en akkoord: op deze offerte zijn onze algemene voorwaarden van toepassing; ze zijn bijgevoegd. Je geeft akkoord door de offerte te ondertekenen of door per e-mail te bevestigen.

Was de klant een consument, dan zou de offerte beginnen met het totaal van €3.384,37 inclusief btw en voorrijkosten, met de uitleg over de bedenktijd erbij. Een aanbetaling van de helft blijft dan binnen de grens van 50%.

Een offerte maken in Word, Excel of met offertesoftware?

Er zijn grofweg drie manieren om een offerte te maken. Welke past, hangt vooral af van hoeveel offertes je maakt en hoe vaak je dezelfde onderdelen gebruikt.

Offertemodule in bestaande software. Boekhoudprogramma's als e-Boekhouden.nl en Rompslomp maken naast facturen ook offertes. Werk je met projecten en uren, dan zit de offerte vaak in je bedrijfssoftware, zoals bij Gripp of, voor installatie- en servicebedrijven, Flixer Pro. Kijk eerst wat je huidige software al kan voordat je iets nieuws aanschaft.

Aparte offertesoftware. Met Offorte, Offery, Offri en Proferto stel je offertes samen uit vaste bouwstenen, verstuur je ze als online pagina en tekent de klant digitaal. Bij Proferto kan de klant ook zelf tussen opties kiezen. Ter indicatie van de kosten: Offorte kostte op 7 november 2026 voor één gebruiker €20 per maand, of €12,50 per maand bij een jaarabonnement, exclusief btw (prijzen Offorte).

Producten die je samenstelt. Verkoop je machines of andere producten die per klant anders worden opgebouwd, dan kijk je naar CPQ-software zoals Sofon of Elfsquad. Die rekent de prijs uit terwijl de verkoper het product samenstelt, en maakt daar de offerte van.

Alle pakketten vergelijk je op onze pagina over offertesoftware. Wil je de teksten van je offertes laten schrijven door een AI-assistent, lees dan eerst offertes maken met AI: de teksten gaan snel, maar de prijzen en afspraken moet je zelf controleren.

Veelgestelde vragen over offerte maken

Wat moet er minimaal in een offerte staan?

Je bedrijfsgegevens en die van de klant, een offertenummer en datum, een omschrijving van het werk, de prijs exclusief en inclusief btw, de geldigheidsduur, de betaalafspraken en een verwijzing naar je algemene voorwaarden.

Is een offerte bindend?

Ja, zodra de klant akkoord geeft. Dat kan met een handtekening, een e-mail of een andere duidelijke bevestiging. Vanaf dat moment gelden de afspraken uit de offerte voor jullie allebei.

Hoe lang is een offerte geldig?

Daar is geen vaste termijn voor; je kiest hem zelf, bijvoorbeeld 30 dagen. Zet altijd een concrete datum in de offerte, zodat duidelijk is tot wanneer je prijs en voorwaarden gelden.

Zet ik prijzen inclusief of exclusief btw in een offerte?

Voor zakelijke klanten exclusief btw, met het btw-bedrag en het totaal eronder. Voor consumenten moet de prijs inclusief btw en inclusief alle vaste bijkomende kosten zijn. Doe je mee met de KOR, dan bereken je geen btw.

Kan ik een offerte in Word maken?

Ja. Voor een paar offertes per maand is een sjabloon in Word of Excel genoeg; je kunt onze drie offertesjablonen als begin gebruiken. Maak je veel offertes of wil je zien wanneer de klant ze opent, dan bespaart offertesoftware werk.