Met een online boekhoudpakket automatiseer je de boekhouding door het digitaal bijhouden en verantwoorden van alle inkopen, bankmutaties en verkopen. Tegenwoordig bieden online boekhoudpakketten nog veel meer verschillende functionaliteiten aan dan alleen functies voor de financiële huishouding. Hieronder bespreken we aantal belangrijke functionaliteiten die vaak door boekhoudpakketten worden aangeboden:
Het boekhoudpakket biedt de mogelijkheid om elke dag automatisch de bankafschriften in te lezen. Op deze manier hoef je niet handmatig de bankafschriften te downloaden en importeren. Let op: niet alle boekhoudpakketten bieden een automatische koppeling met alle banken.
Scan en herken software ondersteunt jou bij het gehele proces rondom digitaal verwerken van inkoopfacturen, verkoopfacturen, bonnetjes en andere documenten. Vaak is dit een onderdeel van een boekhoudpakket, maar in de praktijk zie je ook vaak dat een boekhoudpakket kan koppelen met scan en herken software. Deze software is vaak veel uitgebreider qua functionaliteiten dan een scan en herken module in de boekhoudsoftware zelf. Verwerk je als bedrijf veel bonnen en facturen dan is het aan te raden om een los scan en herken systeem aan te schaffen.
Zoals gezegd worden documenten en/of facturen automatisch herkend. De scan en herken software leest automatisch relevante gegevens uit van een factuur. Bij een inkoopfactuur wordt bijvoorbeeld het factuurnummer, de leverancier en het totale bedrag inclusief en exclusief btw herkend. Op basis hiervan wordt een automatisch boekingsvoorstel gedaan, zodat de factuur op juiste manier in de boekhouding wordt verwerkt.
Een belangrijk onderdeel van boekhouden is de BTW aangifte. Het boekhoudpakket houdt automatisch bij hoeveel BTW je nog krijgt of moet betalen. Vervolgens zet de software de aangifte automatisch voor je klaar en kan je dit rechtstreeks verzenden naar de Belastingdienst.
Volgens de wet is het verplicht om als ondernemer alle facturen en bonnen te bewaren. Dit moet zelfs 7 jaar lang. Een boekhoudpakket zonder digitaal archief is dan ook niet aan te raden. In het boekhoudpakket of scan en herken systeem worden automatisch de facturen en bonnetjes opgeslagen. Hierdoor kan je makkelijk en snel je facturen terugvinden.
Naast de algemene ‘must have’ boekhoud functionaliteiten zijn er ook een aantal specifieke functionaliteiten die voor het ene bedrijf noodzakelijk is en voor de andere bedrijf niet van belang.
Een facturatie module mag niet ontbreken als je facturen moet versturen naar klanten. Met een facturatie module kan je rechtstreeks vanuit het boekhoudpakket facturen vesturen. Er wordt rekening gehouden met alle wettelijke eisen waaraan een factuur moet voldoen en je kan vaak zelf de lay out aanpassen.
Wordt in jouw bedrijf veel periodiek gefactureerd? Dan is deze functie een uitkomst. Je zet één keer een factuur klaar voor een bepaalde periode en de software doet voor jou de rest.
Wordt in jouw bedrijf veel aan particulieren gefactureerd? Dan is het verstandig om een klant een factuur te sturen met een betaallink op de factuur, bijvoorbeeld een ideal knop. In praktijk zie dat deze facturen veel sneller betaald worden dan een factuur zonder betaallink.
Maak jij je facturen één voor één over via de bank? Dit kan heel veel tijd kosten en frustratie opleveren. Een automatisch betaalbestand is dan een goede oplossing. Het boekhoudpakket maakt een betaalbestand aan die je kan inlezen in de bank. Vervolgens kan je in één keer meerdere facturen betalen.
Je ziet nog veel bedrijven offertes in Word en Excel maken. Dit kost veel tijd en is foutgevoelig. In veel boekhoudpakketten zit een offerte module. Op deze manier kan je rechtstreeks vanuit het boekhoudpakket offertes maken en versturen.
Wil je echt indruk maken met offertes? Dan is offerte software die hierin gespecialiseerd echt iets voor jou. Lees ook artikel: Offerte maken met software
Een offerte laten goedkeuren is vaak een omslachtig proces. De klant moet de offerte printen, ondertekenen, scannen en weer terugsturen. Met deze functie kan een klant snel en eenvoudig online de offerte accepteren, waardoor je altijd een ondertekende offerte onder je opdracht hebt liggen.
Heb je veel klanten? Dan is een CRM module een ‘must have’. In veel boekhoudpramma’s zit dit vaak in een beperkte vorm. Wil je echt een uitgebreid CRM systeem? Kijk hieronder voor de beste CRM systemen;
Klanten willen helaas nog wel eens niet op tijd betalen, of zelfs helemaal niet. Dat is vervelend en kost veel tijd en moeite. Met deze functie is het makkelijk om klanten automatisch te herinneren en een incassotraject te starten.
Als je als zpp’er veel kilometers rijdt, zoals bijvoorbeeld schilders, bouwvakkers en adviseurs, dan mag een rittenregistratie module niet ontbreken. Het is handig dat je de ritten die je maakt, makkelijk en snel kan registeren en zelfs door kan factureren aan de klant.
Als je veel onderweg bent, dan is een mobiel vriendelijk boekhoudpakket of mobiele app erg waardevol. Even snel je facturen checken of nog een factuur de deur uit doen is in dit geval mogelijk.
Als je veel op projectbasis werkt als zpp’er is het noodzakelijk dat je de uren per project kan bijhouden.
Heb je een bedrijf met veel voorraad? Dan is het handig om een voorraadmodule te hebben. Let op: Een boekhoudpakket hoeft niet de plek te zijn waarin je het beheer van de voorraden regelt. Heb je bijvoorbeeld een winkel met een kassasysteem, dan is het logischer om daarin je voorraden bij te houden.
Ben je overtuigd van de meerwaarde van een boekhoudpakket? Ben je benieuwd welke software bij jouw bedrijf past? Of wil je software koppelen om je bedrijf verder te digitaliseren? Klik dan op de knop "boekhoudsoftware vergelijken" hieronder en vergelijk alle boekhoudpakketten.
Wil je graag hulp bij het vinden van een geschikte software systeem? Start dan de softwareselectie tool met de “start softwareselectie” knop hieronder, selecteer de voor jouw bedrijf relevante boekhoud functionaliteiten en vind de software die bij jouw bedrijf past.
Mocht je er nog niet uitkomen, vraag dan een gratis software advies gesprek aan en wij helpen je verder met het vinden van de juiste bedrijfssoftware voor jouw bedrijf.
Heb je advies nodig over de beste HRM software? Neem dan nu contact op en wij maken een lijst met de beste software voor jouw organisatie.
Vrijblijvend en zonder verplichtingen
