Wat is een elektronische handtekening?

De drie niveaus

• Gewone elektronische handtekening: elke digitale manier om akkoord te geven, zoals een getekende krabbel op een scherm, een gescande handtekening of een vinkje met je naam. Eenvoudig, maar de bewijskracht hangt af van wat je eromheen vastlegt.
• Geavanceerde elektronische handtekening: is uniek aan de ondertekenaar gekoppeld, maakt hem identificeerbaar en laat zien of het document na ondertekening is gewijzigd. Software voor digitaal ondertekenen doet dit meestal met een sms-code of controle van een identiteitsbewijs en een verzegeld document met een verslag van het tekenen.
• Gekwalificeerde elektronische handtekening: een geavanceerde handtekening gemaakt met een gekwalificeerd certificaat en een beveiligd middel van een erkende vertrouwensdienst. Deze heeft volgens de eIDAS-verordening dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening, in de hele EU.

Is een elektronische handtekening rechtsgeldig?

Ja. Volgens eIDAS mag een rechter een elektronische handtekening niet afwijzen alleen omdat die elektronisch is. Het Burgerlijk Wetboek bepaalt dat een elektronische handtekening dezelfde gevolgen heeft als een handgeschreven als de methode betrouwbaar genoeg is voor het doel. Bij een geschil moet je wel kunnen aantonen wie tekende: hoe hoger het niveau, hoe eenvoudiger dat is. Voor sommige rechtshandelingen schrijft de wet een bijzondere vorm voor, zoals een notariële akte.

Welk niveau heb je nodig?

Voor offertes, opdrachtbevestigingen, arbeidscontracten en de meeste andere overeenkomsten is een geavanceerde handtekening ruim voldoende. Een gekwalificeerde handtekening is nodig als een wet of een partij dat eist, bijvoorbeeld bij sommige aanbestedingen of documenten voor de overheid. Leg vast welk niveau je voor welke documenten gebruikt, en bewaar ondertekende documenten met het verslag in een DMS of archief.