Begrippen uit bedrijfssoftware

Afkortingen en vaktermen die je tegenkomt als je software kiest, elk in twee zinnen uitgelegd. Per begrip lees je waarom het ertoe doet, wanneer je ermee te maken krijgt en welke software erbij hoort. Elke uitleg noemt zijn bronnen.

Administratie en facturatie

Auditfile (XAF): Export van je boekhouding in een vast formaat (XAF) voor de Belastingdienst of accountant.
E-factureren: Facturen als gestructureerd bestand versturen dat de ontvanger automatisch verwerkt.
Grootboekrekening: Rekening in de boekhouding die alle boekingen van één soort verzamelt.
OCR (scan en herken): Tekstherkenning die van een scan of pdf leesbare gegevens maakt, zoals bij scan en herken.
Peppol: Netwerk en afspraken om e-facturen en bestellingen tussen organisaties uit te wisselen.
PSD2: Europese betaalrichtlijn waardoor software met jouw toestemming je bankgegevens mag ophalen.
SBR: Nederlandse standaard om aangiften, jaarrekeningen en bankrapportages digitaal aan te leveren.
UBL: Open XML-formaat voor facturen en bestellingen dat software direct kan inlezen.

Soorten bedrijfssoftware

ATS: Software die vacatures en sollicitaties beheert van publicatie tot aanname.
Business intelligence (BI): Bedrijfsgegevens uit verschillende systemen combineren tot rapportages en dashboards.
CPQ: Software om producten samen te stellen, de prijs te berekenen en een offerte te maken.
CRM: Software die klantcontacten, deals en afspraken op één plek vastlegt.
DMS: Software om documenten centraal op te slaan met versies, rechten en zoekfuncties.
ERP: Eén systeem voor financiën, inkoop, voorraad, productie en verkoop op dezelfde gegevens.
HRM: Personeelszaken van werving tot uitdiensttreding, en de software die dat vastlegt.
LMS: Leerplatform om trainingen aan te bieden en voortgang en certificaten te registreren.
MRP: Berekent uit orders en stuklijsten welke materialen je wanneer moet inkopen of maken.
POS-systeem: Kassasysteem waarmee je verkopen afrekent en vastlegt, met software en hardware.
WMS: Software die ontvangst, opslag, orderpicking en verzending in een magazijn aanstuurt.

Cloud, koppelingen en communicatie

API: Vaste afspraak waarmee software gegevens uitwisselt met andere software.
EDI: Automatisch orders, pakbonnen en facturen uitwisselen tussen systemen van handelspartners.
SaaS: Software die je via internet op abonnement gebruikt, beheerd door de leverancier.
VoIP: Bellen via internet, zakelijk vaak met een telefooncentrale in de cloud.

Beveiliging, normen en wetgeving

eIDAS: Europese regels voor elektronische identificatie en handtekeningen, geldig in de hele EU.
Elektronische handtekening: Digitale handtekening onder een document, in drie niveaus van zekerheid.
ISO 27001: Internationale norm voor het beheersen van informatiebeveiliging (ISMS).
ISO 9001: Internationale norm voor kwaliteitsmanagement: processen vastleggen, meten en verbeteren.
NEN 7510: Nederlandse norm voor informatiebeveiliging in de zorg, gebaseerd op ISO 27001.
NIS2: Europese cyberbeveiligingsregels, in Nederland de Cyberbeveiligingswet sinds 15 augustus 2026.
Tweestapsverificatie (2FA): Inloggen met je wachtwoord plus een tweede bewijs, zoals een code of beveiligingssleutel.