Wat is een witte kassa (GKS)?

Wie heeft een witte kassa nodig?

De uitbater van een zaak waar maaltijden worden gegeten, en de traiteur die cateringdiensten levert, zodra de jaaromzet uit restaurant- en cateringdiensten meer dan 25.000 euro exclusief btw bedraagt. Dat geldt voor restaurants, maar ook voor snackbars, cafés en tearooms waar gegeten wordt, en voor een bakker of slager met een eethoek. Een foodtruck valt eronder als er een eetruimte met infrastructuur ter beschikking staat, of als hij voor een klant cateringdiensten levert; wat klanten meenemen en elders opeten, telt niet mee.

Begin je een nieuwe zaak en verwacht je boven de grens te komen, dan registreer je je uiterlijk aan het eind van de tweede maand na de start, en gebruik je de witte kassa uiterlijk aan het eind van de derde maand.

Voor die grens tellen alleen de maaltijden: dranken niet, ook niet bij een maaltijd, en evenmin maaltijden om mee te nemen of de verkoop van voedingswaren. Kwam je nooit boven de grens, dan hoeft een witte kassa niet, maar geef je wel een rekening of ontvangstbewijs. Ben je er eenmaal boven gekomen, dan blijft de plicht gelden, ook als de omzet later daalt; ze stopt pas als je geen restaurant- of cateringdiensten meer levert. Er zijn vrijstellingen, onder meer voor maaltijden op de hotelrekening en, onder voorwaarden, voor een bedrijfsrestaurant dat alleen tijdens de werkuren het eigen personeel bedient.

Deze regels gelden in België. Wat er in Nederland voor kassagegevens geldt, lees je bij POS-systeem.

Hoe werkt een witte kassa?

Boven de grens geef je bij elke verkoop van eten en drinken een btw-kasticket, ook voor dranken en maaltijden om mee te nemen. Een factuur vervangt dat ticket nooit. De kassa legt elke verrichting vast en een fiscale datamodule (FDM), de zogenoemde zwarte doos, bewaart de gegevens. Bij een witte kassa van de eerste generatie ondertekent een aparte VAT Signing Card (VSC) ze. Die gegevens bewaar je zo lang als de rest van je administratie.

Valt het systeem uit, dan schrijf je rekeningen of ontvangstbewijzen uit een voorraad die je in de zaak bewaart, en meld je het probleem binnen zeven kalenderdagen bij de GKS-dienst van de FOD Financiën.

Wat verandert er met GKS 2.0?

Sinds 1 juli 2026 is GKS 2.0 verplicht. De kassa en de fiscale module moeten daarvoor opnieuw gecertificeerd zijn, en de gegevens gaan bijna in realtime naar de FOD Financiën. Een nieuwe horecazaak kiest meteen voor GKS 2.0. Wie al een witte kassa heeft, stapt over volgens de aankoopdatum van de huidige kassa:

• gekocht vóór 1 januari 2018: uiterlijk op 1 juli 2027;
• gekocht van 2018 tot en met 2021: uiterlijk op 1 juli 2028;
• gekocht vanaf 1 januari 2022: uiterlijk op 1 januari 2029.

Heb je meer kassa's, dan telt de laatst gekochte. Je eigen termijn staat in de e-service van het GKS, onder Mijn profiel. Vergelijk kassasystemen voor België en vraag de leverancier naar het certificaat voor GKS 2.0.