Wat is een POS-systeem?
Kort gezegd
POS staat voor point of sale: de plek waar een verkoop wordt afgerekend, en het kassasysteem dat dat regelt. Een POS-systeem bestaat uit kassasoftware met hardware zoals een scherm, pinautomaat en bonprinter, en houdt vaak ook voorraad en omzet bij.
Wat hoort bij een POS-systeem?
- Kassasoftware op een tablet, kassascherm of in de browser, met je producten, prijzen, kortingen en btw-tarieven.
- Hardware zoals een pinautomaat, bonprinter, barcodescanner en kassalade.
- Betalingen via een betaalterminal of betaalprovider, met koppeling aan de kassa zodat het bedrag niet twee keer wordt ingetikt.
- Rapportages over omzet per dag, product en medewerker, en vaak voorraadbeheer.
Moderne kassasystemen zijn vaak SaaS: je betaalt een abonnement en de gegevens staan in de cloud, zodat je ook buiten de zaak de omzet ziet.
Welke regels gelden voor kassagegevens?
Wat je kassa vastlegt, hoort bij je administratie. De fiscale eisen gelden dus ook voor je kassasysteem, en je bewaart de gegevens zeven jaar. De Belastingdienst heeft een handreiking voor een betrouwbaar afrekensysteem: alle transacties worden in detail bewaard, wijzigingen en correcties blijven zichtbaar en een kopie wordt op een andere plek bewaard. Gegevens kunnen worden aangeleverd met de Auditfile Afrekensystemen (zie auditfile).
Waar let je op?
Kies een kassasysteem dat bij je branche past: horeca vraagt om tafels en bestellingen naar de keuken, retail om voorraad en een koppeling met de webshop. Vraag naar de kosten per transactie van de betaalterminal, de koppeling met je boekhouding en hoe je je gegevens exporteert als je overstapt.
Welke software helpt hierbij?
Kassasystemen verschillen vooral per branche: horeca, retail en dienstverlening hebben elk hun eigen functies. Let op koppelingen met je webshop, boekhouding en betaalterminal.
Vergelijken in de categorie
Met onder meer Winston POS, Optimum POS en Count-IT kassasysteem.