Wat is een auditfile?
Kort gezegd
Een auditfile is een export van je financiële administratie in een vast XML-formaat, de Auditfile Financieel (XAF). De Belastingdienst of je accountant kan dit bestand inlezen in eigen controlesoftware, ongeacht welk boekhoudpakket je gebruikt.
Wat staat er in een auditfile?
De Auditfile Financieel bevat de gegevens van een boekjaar uit je boekhouding: de bedrijfsgegevens, het rekeningschema met alle grootboekrekeningen, de relaties (klanten en leveranciers), de dagboeken en alle boekingen met datum, bedrag, omschrijving en btw-code. Het bestand heeft de extensie .xaf en is in XML opgesteld, zodat elk controleprogramma het kan lezen.
Naast de financiële auditfile bestaan er auditfiles voor andere delen van de administratie, zoals de salarisadministratie en afrekensystemen. Versie 3.2 van de Auditfile Financieel is lang de gangbare versie geweest; in 2024 is een consultatieversie van versie 4.0 verschenen.
Wanneer heb je een auditfile nodig?
- Boekenonderzoek: bij een controle kan de Belastingdienst om een auditfile vragen. Je krijgt dan instructies om het bestand veilig aan te leveren.
- Jaarrekening en controle: accountants lezen de auditfile in om de administratie te analyseren.
- Overstappen van pakket: met een auditfile neem je de boekingen van een jaar mee naar een ander boekhoudprogramma dat XAF kan inlezen.
Waar let je op?
Je moet je administratie zeven jaar bewaren, en bij een overstap ook kunnen laten zien wat er in je oude pakket stond. Exporteer daarom bij het opzeggen van een boekhoudprogramma de auditfiles van alle jaren die je nog moet bewaren, en controleer of het bestand compleet is.
Welke software helpt hierbij?
Een Nederlands boekhoudprogramma hoort een auditfile te kunnen exporteren. Vraag bij een buitenlands pakket of een overstap na of de export in het Nederlandse XAF-formaat beschikbaar is.