Wat is een grootboekrekening?
Kort gezegd
Een grootboekrekening is een rekening in je boekhouding waarop je alle boekingen van één soort verzamelt, bijvoorbeeld omzet, huur, inkoop of de bankrekening. Alle grootboekrekeningen samen vormen het rekeningschema, waaruit je balans en winst-en-verliesrekening worden opgebouwd.
Hoe werken grootboekrekeningen?
Elke boeking in je administratie komt op minstens twee grootboekrekeningen terecht: een verkoopfactuur van € 1.210 boek je bijvoorbeeld als € 1.000 omzet, € 210 te betalen btw en € 1.210 debiteuren. Zo blijft de boekhouding in evenwicht en zie je per rekening wat er is gebeurd.
Grootboekrekeningen vallen in twee soorten:
- Balansrekeningen voor wat je bezit en schuldig bent, zoals de bank, debiteuren, voorraad, crediteuren en te betalen btw.
- Resultaatrekeningen voor opbrengsten en kosten, zoals omzet, inkoop, huur, lonen en autokosten. Die vormen samen de winst-en-verliesrekening.
Wat is het Referentie Grootboekschema?
Het Referentie Grootboekschema (RGS) is een Nederlandse standaardlijst van grootboekrekeningen met vaste codes. Gebruiken jij, je boekhouder en je software dezelfde codes, dan sluiten rapportages zoals de jaarrekening en aangiften via SBR makkelijker aan, en kun je cijfers met andere bedrijven vergelijken. Veel boekhoudprogramma's leveren een rekeningschema mee dat op RGS is gebaseerd.
Waar let je op?
Houd het rekeningschema zo eenvoudig als je rapportages toelaten: een aparte rekening per kostensoort die je wilt volgen, niet per leverancier. Overleg met je boekhouder voordat je rekeningen toevoegt of samenvoegt, zeker midden in een boekjaar, en gebruik kostenplaatsen of projecten in je pakket als je kosten per afdeling wilt zien.
Welke software helpt hierbij?
Elk boekhoudprogramma werkt met grootboekrekeningen en levert een standaard rekeningschema mee, vaak gebaseerd op het Referentie Grootboekschema. Kijk of je het schema kunt aanpassen en of het pakket RGS-codes ondersteunt als je accountant daarmee werkt.