Wat is OCR (scan en herken)?

Hoe werkt scan en herken?

Een inkoopfactuur komt binnen als pdf, foto of papier. De software zet het beeld eerst om in tekst (OCR) en zoekt daarin de velden die je nodig hebt: de leverancier, het factuurnummer, de datum, het bedrag en de btw. Daarna stelt het een boeking voor, met de grootboekrekening die je de vorige keer bij die leverancier gebruikte. Jij of een collega controleert en keurt goed.

Software verschilt in wat het herkent:

• Kopgegevens: leverancier, datum, nummer, totaalbedrag en btw. Dat volstaat voor de meeste facturen voor diensten.
• Factuurregels: elk artikel met aantal en prijs, nodig als je facturen wilt vergelijken met inkooporders en ontvangsten.

Steeds meer pakketten gebruiken AI-modellen naast klassieke OCR, waardoor ook afwijkende layouts beter worden gelezen. Een herkenning blijft een voorstel: controle blijft nodig.

OCR of een e-factuur?

OCR is een omweg: de leverancier had de gegevens al in zijn systeem, maakte er een pdf van, en jij haalt ze er weer uit. Bij een e-factuur in UBL, bijvoorbeeld via Peppol, komen de gegevens foutloos binnen. Vraag leveranciers die dat kunnen daarom om e-facturen, en gebruik scan en herken voor de rest.

Waar let je op?

Test met je eigen facturen, ook met een paar lastige: meerdere btw-tarieven, een buitenlandse leverancier of een slechte scan. Lees meer in automatische factuurverwerking: zo kies je software.