Wat is e-factureren?

E-factuur of digitale factuur?

Het woord e-factuur wordt op twee manieren gebruikt. Voor de btw is elke factuur die je digitaal verstuurt en ontvangt, ook een pdf per e-mail, een elektronische factuur. Dat mag als je klant ermee akkoord is en de herkomst, inhoud en leesbaarheid gewaarborgd zijn. Bij e-factureren in engere zin gaat het om een gestructureerd bestand, zoals UBL, dat de software van de ontvanger zelf kan verwerken. Over die tweede vorm gaan de verplichtingen hieronder.

Wanneer is e-factureren verplicht?

• Overheden moeten sinds de Europese richtlijn 2014/55/EU e-facturen volgens de Europese norm EN 16931 kunnen ontvangen. De Rijksoverheid eist van haar leveranciers dat ze elektronisch factureren.
• Tussen bedrijven in Nederland is het nu nog niet verplicht. Het kabinet wil e-facturatie per 1 juli 2030 verplichten voor binnenlandse transacties tussen bedrijven, en per 1 juli 2031 een digitale rapportage van die facturen aan de Belastingdienst. Ondernemers die de kleineondernemersregeling (KOR) gebruiken, blijven vrijgesteld. Het wetsvoorstel moet nog in consultatie en naar de Tweede Kamer.
• Tussen EU-landen worden e-facturen en digitale rapportage per 1 juli 2030 verplicht voor transacties tussen bedrijven, door de Europese regels voor btw in het digitale tijdperk (ViDA).
• Met Belgische klanten: België verplicht e-facturatie tussen bedrijven sinds 1 januari 2026.

Hoe begin je?

Kijk eerst wat je huidige boekhoud- of facturatieprogramma kan: de meeste Nederlandse pakketten kunnen UBL-facturen maken en via Peppol versturen. Ontvang je veel inkoopfacturen, test dan ook of het pakket binnenkomende e-facturen goed verwerkt. Wie nu begint, is klaar voordat de verplichting ingaat en bespaart intussen al typwerk.