Wat is een UBL-factuur?
Kort gezegd
UBL (Universal Business Language) is een open XML-standaard voor zakelijke documenten zoals facturen, creditnota's en bestellingen. Een UBL-factuur bevat dezelfde gegevens als een gewone factuur, maar in vaste velden die boekhoudsoftware zonder overtypen kan inlezen.
Hoe ziet een UBL-factuur eruit?
Een UBL-factuur is een XML-bestand: tekst met vaste labels voor elk gegeven, zoals het factuurnummer, de datum, de leverancier, de klant, elke factuurregel, het btw-tarief en het totaalbedrag. Voor een mens is dat lastig te lezen, voor software juist eenvoudig. Vaak zit de factuur als pdf in hetzelfde bestand, zodat je hem ook gewoon kunt bekijken.
UBL is een open standaard van de organisatie OASIS. Versie 2.1 is ook vastgelegd als internationale ISO/IEC-norm. Op het Peppol-netwerk worden facturen in UBL verstuurd.
Waarom is UBL nuttig?
- Geen overtypen: je boekhoudprogramma leest de leverancier, bedragen en btw direct in. Bij een pdf moet iemand dat doen, of tekstherkenning die fouten kan maken.
- Uitwisselbaar: een UBL-factuur uit het ene pakket kan elk ander pakket dat UBL ondersteunt inlezen.
- Klaar voor de toekomst: UBL volgens de Europese norm EN 16931 is een gangbaar formaat voor e-factureren, dat in Nederland vanaf 2030 tussen bedrijven verplicht moet worden.
Waar let je op?
In Nederland gelden aanvullende afspraken bovenop de Europese norm: de NLCIUS van het Standaardisatieplatform e-factureren, en SI-UBL 2.0 van Simplerinvoicing, dat de Nederlandse en de Peppol-afspraken combineert. Kies software die deze versies ondersteunt. Een UBL-factuur moet aan dezelfde factuureisen voldoen als elke andere factuur, en je klant moet akkoord zijn met digitale facturen.
Welke software helpt hierbij?
Vrijwel alle Nederlandse boekhoudpakketten en facturatieprogramma's kunnen UBL-facturen maken en inlezen. Controleer of het pakket de Nederlandse afspraken (NLCIUS en SI-UBL 2.0) volgt.
Vergelijken in de categorie
Met onder meer Cash, Gripp Bedrijfssoftware en e-Boekhouden.nl.