Wat is een DMS?
Kort gezegd
Een DMS (documentmanagementsysteem) is software waarin een organisatie haar documenten centraal opslaat, met vaste kenmerken, versies, toegangsrechten en zoekfuncties. Je vindt zo snel de juiste versie terug en ziet wie wat heeft gewijzigd.
Wat doet een DMS?
- Centrale opslag met vaste kenmerken per document, zoals klant, project, soort en datum, zodat je zoekt op kenmerk in plaats van mappen af te lopen.
- Versiebeheer: elke wijziging wordt bewaard en je ziet wie wat wanneer heeft aangepast.
- Rechten: per map, dossier of document bepalen wie mag lezen of wijzigen.
- Workflows: documenten laten goedkeuren of ondertekenen, met een vastgelegd verloop.
- Bewaren en vernietigen: bewaartermijnen per soort document en een seintje als iets weg mag.
Papieren documenten worden ingescand, vaak met tekstherkenning zodat je ook op de inhoud kunt zoeken.
Wanneer heb je een DMS nodig?
Voor veel kantoren is een gedeelde cloudopslag zoals SharePoint of Google Drive genoeg. Een apart DMS loont als je met dossiers werkt die aan regels moeten voldoen: vaste bewaartermijnen, goedkeuringen die je moet kunnen aantonen, of een koppeling met je vakpakket. Lees SharePoint als DMS: wanneer heb je een apart systeem nodig?
Waar let je op?
De Belastingdienst eist dat je je administratie zeven jaar bewaart, en gegevens over onroerende zaken tien jaar. Andere wetten kennen eigen termijnen, zoals voor personeelsdossiers. Leg vast welke termijn per soort document geldt, en kies een systeem dat documenten na die termijn ook echt verwijdert. Let bij een cloud-DMS op waar de gegevens staan en hoe je ze bij een overstap exporteert.
Welke software helpt hierbij?
Voor veel kantoren is een cloudopslag als SharePoint de eerste stap. Een apart DMS loont bij dossiers met vaste regels voor bewaren, goedkeuren en vernietigen, zoals in de zorg, de bouw of de advocatuur.
Vergelijken in de categorie
Met onder meer 4CEE (voorheen TradeInterop), Notulen Software en M-Files.