HR2day

Het verwerken en uitbetalen van salarissen in de HRM software. 

Voordelen:

• Je hebt geen apart systeem nodig voor het verwerken van salarissen. 
• Alle HRM zaken in hetzelfde systeem. 

Met de HRM-software het ziekteverzuim registreren en bijhouden. Denk hierbij aan:

• De duur van het verzuim
• De reden voor afwezigheid
• Eventuele doktersverklaringen
• Medische rapporten

Hiermee registreren medewerkers de gewerkte uren in de HRM software

Voordelen:

• Weet hoeveel tijd personeel aan werk besteed.

ESS (Employee Self Service) betekent dat werknemers zelf enkele operationele taken overnemen met de HRM software. Bijvoorbeeld het aanvragen van verlof, het melden van verzuim, het indienen van declaraties of het aanpassen van persoonlijke informatie. Dit doen medewerkers via een eigen online portaal die vaak ook via een app is te benaderen. Hierdoor neem je veel administratief werk uit handen van de HR-afdeling.

Een digitale handtekening is het plaatsen van een handtekening onder een digitaal document. Dit is een elektronische variant van de fysieke handtekening met pen en papier. Hiermee laat je werknemers makkelijk en snel contracten ondertekenen.

Wil je alles weten over het plaatsen van een digitale handtekening? Raadpleeg dan ons artikel over Waarom een digitale handtekening.

Met een mobiele app (of ESS app) regelt de medewerker zelf enkele operationele HR-taken met de HRM software. Bijvoorbeeld het aanvragen van verlof, het melden van verzuim, het indienen van declaraties of het aanpassen van persoonlijke informatie. Hierdoor neem je veel administratief werk uit handen van de HR-afdeling.

Met deze functie kun je het opstellen en opvolgen van contracten van medewerkers automatiseren. Je hebt altijd en overal inzicht in je contracten en je vergeet nooit meer een contract op tijd te verlengen of te beëindigen. 

Met een digitaal personeelsdossier is het mogelijk om alle relevante informatie van het personeel veilig en online te bewaren. 

Wettelijke verplichting
Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het opbouwen en onderhouden van het personeelsdossier van medewerkers. Bovendien zijn werkgevers ook wettelijk verplicht om bepaalde gegevens over werknemers te documenteren.

Voordelen
HRM software biedt een aantal belangrijke voordelen. Zo is het mogelijk om met een handige zoekopties snel de juiste contracten, loonstroken, beoordelingen of gespreksverslagen van medewerkers te vinden. Daarnaast is alle relevante HRM informatie altijd toegankelijk en raadpleegbaar via de cloud (online beschikbaar).

Met MSS (manager self service) kan de manager met de HRM software zelf HR-zaken regelen voor zijn medewerkers. Dit kunnen bijvoorbeeld zaken zijn zoals het goedkeuren van verlof en/of het beheren van het personeelsdossier.

Met een MSS app (manager self service) kan de manager met de HRM software zelf HR-zaken regelen voor zijn medewerkers met een mobiele app. Dit kunnen bijvoorbeeld zaken zijn zoals het goedkeuren van verlof en/of het beheren van het personeelsdossier.

Als je een document laat ondertekenen wil je er zeker van zijn dat de handtekening door de juiste persoon wordt gezet. Hiervoor moet de ondertekenaar zo goed mogelijk geïndentificeerd worden, zodat de verzender weet wie het document heeft ondertekend. Veel voorkomende manieren van authenticatie zijn de volgende:

• E-mail
• SMS

In 2016 is een nieuwe Europese verordening in werking getreden die bepaalt dat een digitale handtekening dezelfde rechtsgevolgen heeft als een handgeschreven handtekening. Een digitale handtekening leidt dus tot een rechtsgeldige overeenkomst, die juridisch bindend is.

Digitaal ondertekenen is dus net zo rechtsgeldig als een handtekening op papier. Het is juridisch geldig met bewijskracht. Een digitale handtekening heeft namelijk een gekwalificeerd certificaat, wat bewijst dat de handtekening betrouwbaar is. Met het certificaat wordt de identiteit van de ondertekenaar aan de digitale handtekening gekoppeld en wordt de handtekening aan het document gekoppeld.

De mogelijkheid om meerdere documenten in één keer te ondertekenen. 

De mogelijkheid om een document door meerdere mensen te laten ondertekenen. 

De mogelijkheid om na het digitaal ondertekenen van een contract ook meerdere bijlages mee te sturen. 

Voortgang van het ondertekeningsproces bijhouden. Bijvoorbeeld inzicht of een contract is bekeken of een melding ontvangen wanneer een contract is ondertekend. 

Alle medewerkers uit je organisatie hebben de mogelijkheid om over bedrijfseigendommen te beschikken. Denk daarbij aan een leaseauto, laptop of telefoon. Afhankelijk van de branche kan dit bijvoorbeeld ook een kist met gereedschap of een ladder zijn. 

Voordelen:

• Inzicht wie welke bedrijfseigendommen heeft
• Tijd besparen door een volledig geautomatiseerd proces

Met een calamiteitenrapportage heb je inzicht welke mensen aanwezig zijn op het bedrijfsterrein tijdens een situatie of een calamiteit. 

Inzicht in HR gerelateerde rapportages. Bijvoorbeeld  leeftijdsopbouw, opleidingsniveau en geslachtverhoudingen.

Met een arbeidsovereenkomst generator is het mogelijk om automatisch arbeidsovereenkomsten te genereren. Met behulp van invulvelden maak je snel een arbeidsovereenkomst op maat. 

POP rapportages zijn (persoonlijke ontwikkeling rapportages) overzichten van medewerkers met betrekking tot doelstellingen, competenties en ontwikkeling.

Instellen van functie profiel sjablonen in de HRM software. Hiermee beschik je altijd over de juiste functieomschrijvingen van medewerkers.

De HRM software is beschikbaar via de cloud. Dit houdt in dat de HRM software gebruikt kan worden via een webbrowser. 

Een API (voluit: application programming interface) is een basis waarop software met elkaar kan communiceren. Hiermee is het mogelijk om automatisch gegevens uit te wisselen tussen HRM software en andere bedrijfssoftware. Bijvoorbeeld met een boekhoudpakket of met een salarisadministratie pakket. 

Het betalen van een periodiek terugkerend bedrag voor de HRM software. Dit is vaak per maand, kwartaal of jaar. Softwareleveranciers bieden vaak een korting wanneer er jaarlijks wordt betaald.

Wanneer een medewerker in aanmerking komt voor een hogere trede binnen hun salarisschaal, zorgt het systeem ervoor dat deze verhoging automatisch wordt toegepast.

De softwareleverancier geeft een demonstratie/uitleg over de mogelijkheden van de software:

• je krijgt een (online) impressie en uitleg over de software door de softwareleverancier
• Software demo's zijn vrijblijvend aan te vragen
• Het is de beste manier om zeker te weten of de software bij je bedrijf past